이글은 안철수연구소의 2007년 10월 월간 Letter에 기고된 파워포인트를 이용한 기획문서나 프리젠테이션 문서 만들기 강좌의 두번째 글입니다.  총 5회에 걸쳐 기고될 예정이며 이미 제 블로그에 올린 내용을 더 다듬고 보강해서 올릴 수도 있습니다. .

주문부터 제대로 받아라

 
 최악의 기획서와 프리젠테이션은 보고받는 사람이 원하지 않는 주제와 내용으로 구성된 경우입니다.  아마 우리도 그런 프리젠테이션을 여러 번 목격한 경험이 있을겁니다.  핵심적인 주제에 전혀 접근하지 못한 경우와 체계적으로 결론을 정리하지 못해서 산만한 경우 등이 있습니다. 

가장 굴욕적인 것은 보고를 채 마치기도 전에 중단되는 경우죠.  저 역시 이런 경우를 많이 당해봤습니다.  청중들은 아마도 ‘도대체 무슨 말을 하는 건지 모르겠다’, ‘그래서 하고 싶은 말이 뭔가?’ 또는 ‘아예 엉뚱한 방향을 잡았군’하고 생각하겠죠. 

아무리 문서가 멋있게 작성되었어도 이런 경우에는 최악의 상황을 모면할 방법이 없습니다.  저는 이러한 경우의 대부분이 명확한 사전조사와 정세파악이 부족했기 때문이라고 짐작하고 있습니다.

 기획서와 프리젠테이션을 준비하는 과정은 레스토랑에서 손님에게 요리를 준비하는 과정과 비슷합니다.  간단히 말해서 주문을 받고 식재료를 사모은 다음 요리를 해서 손님에게 내놓는 것이죠.  ‘주문’은  우리가 과제를 부여받는 순간이고, ‘식재료’는 문서에 포함되어야 할 여러가지 정보와 자료들이 되겠습니다.   요리를 손님에게 내놓는 순간이 우리에게 있어서 프리젠테이션이 되겠죠.  결국 우리는 손님의 주문을 처음부터 제대로 받아적지 못했거나 알아서 판단하고 요리해 버렸기 때문에 손님으로부터 책망을 듣게 됩니다. 

 ‘주문’은 과제의 첫단추입니다.  아주 중요하지만 간과하기도 쉽죠.  주문을 잘못 받으면 결과는 비참합니다.  자장면을 주문했는데 볶음밥이 나오거나, 샌드위치에 마요네즈는 빼달라고 했는데 그대로 마요네즈가 들어있는채로 나오는 경우를 한번쯤은 겪어 보셨을 겁니다. 손님의 입장에서는 참으로 기가막히고 화가날 노릇이죠.

  제가 오늘 ‘주문받기’부터 언급하기 시작한 것은 의외로 주문을 잘못 받아서 생기는 문제가 많기 때문입니다.  그렇기 때문에 ‘제대로 주문을 받는 것’이 1차적으로 중요합니다.  손님의 주문을 제대로 정확히 이해하는 것으로도 저는 전체목표의 절반은 달성하는 것으로 생각합니다.

 우리는 맥도널드나 레스토랑 체인점에서 정해진 대로 요리하는 요리사는 분명 아닙니다.   손님에게서 까다로운 주문을 받아 요리를 준비해야 하죠.   손님의 요구에 의해 처음만들어 보는 요리도 있을 것이고, 단골손님의 취향대로 평소와는 다르게 요리할 수도 있습니다. 물론 주문없이 알아서 뭔가를 요리해야 할 경우도 있습니다.

 해외에서 국빈이 방문하면 시내 어딘가의 특급호텔에 묵게 될텐데요.  이 특급호텔 주방장들은 대게 가만히 앉아서 손님을 기다리지는 않습니다.  자신이 가지고 있는 경로를 총동원해서 손님의 취향을 알아내려고 애를 씁니다.  어떤 음식을 좋아하고, 짜고, 매운정도를 어떻게 조절해야 좋은지, 혹은 채식주의자인지, 당뇨와 같은 지병은 없는지 어떻게든 알아내고 요리에 반영합니다.

 우리도 마찬가지 일겁니다.  적어도 어떤 요리를 누가 먹게 될 것인지(누가 보고서를 검토하는 사람인지) 먼저 제대로 파악을 해야겠죠.   사람마다 식성이 다른것 처럼 재무출신의 임원이라면 돈과 숫자와 관련된 자료를 양념으로 넣어주고, 매우 꼼꼼하게 챙기는 사람들에게는 좀 더 상세한 내용을 넣어주는 것도 필요하겠습니다.     

 단순히 과제의 타이틀만 받아 알아서 작업을 시작하는 것은 실패로 가는 지름길입니다.  관계자들의 생각이나 의견 등을 충분히 들어보고 작업을 시작하는 것이 좋습니다.   ‘주문받기’가 중요하다는 제 의견에 동의하시나요 ?  그럼 간단하게 주문받는 요령을 알아보기로 하죠.  

 

메인요리는 무엇인가 ?

 

요리를 주문받을 때 언제나 메인요리가 무엇인지 결정한 다음에 개인성향에 따른 조리법이나 양념을 물어보는 것이 순서입니다.  구체적인 예를 들어보기로 하겠습니다.  

바이러스나 해킹으로 의심되는 장애가 발생하여 이에 대한 대책을 내놓으라고 경영진이 IT부서에 요구하였다.”

 자 위에서 손님이 원하는 사항에 대해 요리사나 주문받는 사람이 추가로 물어볼 말은 없을까요?   제 생각엔 위의 저 요구사항은 ‘오늘은 고기를 좀 먹어보도록 할까 ?’ 하고 말한 것과 비슷한 것 같습니다.   질의와 응답, 사전조사 등을 통해 어떤 고기를 원하는지 파악할 필요가 있습니다.  만약 닭고기라고 한다면 어떤 닭요리를 원하는지 명확하게 파악해야 합니다.  닭고기 요리에도 닭도리탕, 백숙, 닭곰탕 등등 많은 요리가 있을 테니까요.

 이 과정은 쉽지 않습니다.  메인요리를 정한다는 것은 보고받는 자가 이번 보고서에서 구체적으로 궁금해 하는 핵심적인 사항 2-3개를 정의하고 일을 시작한다는 의미입니다.  그렇지 않을 경우 보고서는 자칫 산만하게 흐를수 있습니다.  구체적인 2-3개 질문의 형태로 정리해 보는 것이 효과적입니다.    아마도 2-30개정도의 질문들중 2-3개를 가려내야 하는 치열한 과정이 될 겁니다.   메인요리가 제대로 정해졌으면 여러분이 앞으로 할 일은 2-3개의 질문에(메인요리) 대한 구체적인 대답(요리)을 준비하는 겁니다.  

다시 한번 얘기하자면 이 과정은 정말 중요합니다.  과제의 범위와 깊이를 명확히 정하는 일이니까요.  정답이 존재하는 것은 아니지만 상상력을 동원하여 정리해보면 아래의 예와 같습니다. 

★ 오늘의 메인요리 = 경영진이 알고 싶어 하는 3가지 1. 바이러스나 해킹을 방지하기 위해 솔루션 도입이 필요한가 ? 2. 어떤 솔루션을 도입해야 하나 ? 3. 도입비용과 일정은 어떤가 ?      ★ 전채요리와 디저트 = 부가적인 주문사항 - 저런 사건이 보통 자주 일어나고 있나 ? - 경쟁사들은 어떻게 대응하고 있는가 ?

 

식재료를 검토하고 요리를 머리속에 그려라

2-3가지의 핵심 내용이 정해졌다고 해서 막바로 파워포인트 작업에 돌입하는 것 보다는 여러가지 자료를(식재료) 수집해서 분석한 다음, 위에서 해본 몇가지 질문에 대한 명확한 해답을 파악하고 나서 작업에 들어가는 것이 전체 문서의 논리적 구조를 맞추는데 더 유리합니다.  

이 단계에서는 명확한 절차와 가이드라인이 따로 없습니다.  정보수집능력과 판단력의 개인별 차이가 있을 뿐이죠.  풍부하고 객관적이며(공신력있는), 정확한 정보에 의존해서 판단합니다.

1. 바이러스나 해킹을 방지하기 위해 솔루션 도입이 필요한가 ? → 필요하다.  피해예상규모를 고려할 때 보안솔루션 도입이 더 저렴하다 2. 어떤 솔루션을 도입해야 하나 ? → 5개 경쟁제품중 A사 제품이 가장 우수하다 3. 도입비용과 일정은 어떤가 ?   → 000원 정도이며 3개월이내에 도입한다

 

구조적인 레시피를 만들어라

 

식재료를 검토하고 요리를 어떻게 해나갈 것인지를 머리속에 그리기 시작할 때 저는 전체 이야기의 논리적인 구조를 먼저 그리기 시작합니다.  아래 그림과 같이 Tree구조로 말입니다.   처음에는 단순하게 시작하지만 각종 자료들을 읽고 모아나가면서 아래의 구조 역시 좀 더 자세하게 완성해 나갑니다.  

처음부터 저런 구조가 완성되는 것이 물론 아니기 때문에 새로운 단원이 추가,삭제되거나 순서가 뒤바뀌기도 하고 레벨(수준)이 계속 조정됩니다.  그렇게 이야기 하나의 얽개를 맞춰나가는 것이지요.  아래와 같은 방법을 사용하면 전체 문서의 구조를 한눈에 조망하기 좋고 앞뒤 내용이 논리적으로 잘 연결되는지 검증해 보기가 좋습니다.

 

<그림 1> MS Word의 개요보기 기능을 이용한 문서구조만들기

 

저에게 주어진 시간이 열흘정도라고 한다면 저는 6~7일째 되는날까지 저 구조를 완성시키는데 집중하고 나머지 2~3일에 파워포인트를 이용해 문서 작성을 일사천리로 끝내버립니다.  그러므로 저 구조안에는 파워포인트에 들어가야 할 주요내용들이 대부분 포함되고 있습니다.  보통 모든 수준을 다 펼쳐 놓으면 6-7페이지 정도를 빽빽하게 채울 때도 있습니다.

 특별한 소프트웨어를 사용하는 것은 아닙니다.  MS Word가 이러한 기능을 지원합니다. 아이디어를 정리할 수 있는 전문 소프트웨어들도 나와있기는 하지만 Word에서 지원하는 단순한 기능들이면 충분할 겁니다.  사용법 역시 매우 간단합니다. 워드를 연다음 <그림2>와 같이 ‘보기’메뉴에서 ‘개요’를 선택하면 문서보기 모드가 개요로 바뀝니다.

<그림 2> MS Word의 개요보기 설정

 모드가 바뀌면 <그림3>과 같은 툴바가 나타나는데 각 라인의 수준을 설정하는데 사용되거나 전체문서구조를 조감할 때 어느 단계까지 펼쳐 놓을 것인지를 지원하는 툴입니다.

 

<그림 3> 개요보기 툴바

 

처음에 시작할 때는 커다란 단원만 정해 놓고 시작하는 것이 보통입니다.  어떤 기획서를 작성할 때도 비슷한 제목으로 시작할 수 있습니다.  가령 저는 개요-현황(As-Is)-계획(To-Be)-향후일정과 같은 형태로 시작해서 자료를 읽어나가면서 내용에 맞게 수정해 나갑니다.

 먼저 수준1 차원에서 전체적인 이야기의 줄거리를 아래와 같이 만들어봅니다.  단 한장 정도로 전체 이야기의 줄거리를 만드는 과정입니다.  앞뒤의 내용이 논리적으로 잘 전개되고 있는 가가 관건입니다.   전체 내용의 요약판이기도 하죠

 

■ 개 요 (수준1) DDOS공격에 의한 네트워크 장애발생, 임시조치로 완화되었으나 근본적인 대응 솔루션이 없어 재발을 예방할 수 없음.  최근 2년사이 3번째 공격이었음. 향후 다시 발생할 경우 심각한 피해예상 ■ 현황 및 대응방향(수준1) 웜 및 해킹사례가 점차 늘어나는 추세이며 주요기업들은 이에 대한 시스템적 대응방안을 대부분 갖추었음.  우리회사 역시 대응솔루션을 갖추어 나가기 시작해야 하며 1차적인 대응솔루션으로도 DDOS공격의 90%이상을 방어할 수 있음 ■ 대안평가 (수준1) 대상 솔루션 5개중 A사의 제품이 비용대비 성능면에서 우수하며 향후 통합 보안체계를 구축하는데 용이하다고 평가됨 ■ 예산 및 일정 (수준1) 약 000원의 예산이 소요될 것으로 예상되며 3개월 이내에 구축완료 예상됨.  향후 000원의 예산으로 지속적인 통합 보안모니터링 환경 조성이 필요함

 

그 후 수준1의 전개방향을 고려한 수준2,3으로 전개하게 됩니다.  수준을 계속 상세하게