레포트나 프리젠테이션의 분량이 많더라도 결국 승부를 가르는 것은 단 몇장의 슬라이드에서 라고

생각합니다.   그 슬라이드가 자신이 의도한 슬라이드 였다면 성공적인 PT가 되겠죠

처음부터 끝까지 계속 지루한 설명이 가득한 슬라이드의 연속이 가장 지옥같은 경우일겁니다.

1. 충격요법 : 자존심을 건드리기

제가 어느 회사의 콜센터를 분석하면서 좋은 결과를 얻어낸 킬러 슬라이드 였습니다.   그 회사의 콜센터는 방만하게 운영되고 있었고 사업자체의 수익률이 좋았기 때문에 제대로된 관리지표도 사실상 가지고 있지 않았지요.   그러나 사업이 커지면 이것이 미래사업의 수익률을 까먹을 수 있다는 경고 메시지를 제공하고 싶었습니다.

이 회사의 경영진은 이 자리에서 여러가지 성과지표를 처음으로 구경했습니다.   그 4가지중 경쟁사에 비해 3가지가 ‘Poor’였죠.   이때까지 시큰둥하거나 졸고있었던 임원들이 모두 깨어났습니다.   그리고 자존심이 매우 상해했지만 인정하지 않을 수 없었습니다. 

프리젠테이션의 결론부분까지 열띤 질문들이 날아들었습니다.   비교할 수 있는 지표는 50가지가 넘었지만 중요한 4개만 경쟁사와 비교해서 비주얼하게 보여주니 효과가 만점이었답니다.  (내용이 너무 적나라해서 제가 모두 고쳤습니다)

          ■ 국내 모 콜센터의 성과지표 비교 슬라이드

다음은 국내 모 제약회사의 경우였습니다.  다섯가지 분야에서 국내에서 내로라 하는 제약회사들의 잘한다는 사례들을 제시했고 해외자료를 통해 글로벌 기업들의 사례도 수집한다음 먼저 보여주었습니다.

         ■ 국내 제약사들의 5개분야에 걸친 Best Practice

그 다음에 이들 5개분야에 걸친 글로벌 Best기업들의 평균수준과 국내 Best기업들의 수준, 그리고 우리의 수준을 아래 슬라이드로 보여주었죠.   사실 완전히 정량화된 모델이 아니라서 논란이 되긴 했습니다만 파장을 몰고오기엔 충분했습니다. 

         ■ 우리의 수준이 국내에서 잘한다는 기업들의 평균에도 미치지 못한다고 설명하는 슬라이드

얘기가 길어지면 주위가 산만해 지는 법이죠.  딱 한두장으로 충격파를 날려야 효과적입니다. 

할말이 많아도 간단하게 줄여서 중요한 메시지만 전달해야 듣는이가 집중할 수 있습니다.

충격요법 역시 통할만한 상대에게 사용해야 합니다.   경영진이 바뀌고 난 직후의 의욕적인 분위기의 회사나 경쟁사에 대한 프라이드가 넘치는 기업에게는 효과가 좋죠.  

가끔 자존심을 건드려야 효과를 볼때가 있다니까요.

2. 전개방향을 한두장으로 보여주기

너무 분량이 많거나 복잡해질 우려가 있는 경우 초반부에서 한두장으로 이번 레포트의 진행구조를 충분히 설명해줄 필요가 있습니다.   저는 항상 보는 목차대신에 아래와 같이 전체 문서의 구조를 그냥 간단하게 그리고 그에 대해 이미 충분한 설명을 한다음 시작했습니다.

그리고 가끔 이 구조에 대해 상기시켜주곤 했죠.  

3.  요약, 요약, 요약

지금까지 수십페이지에서 도대체 무엇을 말한 것이었나?

네, 바로 아래 한장입니다.  12장의 슬라이드를 한장으로 요약한 것이죠.

발표시간이 부족하거나 최고경영층에게 보고하는 요약본 자료는 총 13장의 슬라이드 대신 아래의

슬라이드 한장으로 합니다.

성질이 급한 분들은 ‘그래 당신의 결론이 뭐야?’하고 중간에 물어보시기도 하죠.

그래서 지루한 설명뒤에는 항상 요약슬라이드를 만들어 놓습니다.  

2-3장으로 만든슬라이드를 다시 1장으로 요약하는 것은 별 의미가 없습니다.  오히려 혼란만 가중시킬 뿐이구요.   십수장이 계속 이어지다가 그걸 한번에 요약해주면 앞의 십수장도 덩달아 살아나기 마련입니다.

‘100여페이지에 달하는 보고서를 요약하여 10장 미만으로 15분 이내에 보고할 수 있겠나?’라는 질문과 부탁을 질리도록 듣다보니 100페이지짜리를 만들때 요약본을 만들기 쉽도록 위와 같은 슬라이드를 항상 염두해 둡니다.    그렇게 이야기가 끊어 지지 않으면서 전체 줄거리를 모두 포괄하는 요약본 슬라이드를 10장 미만으로 항상 준비해두고 있지요.

조금 긴 레포트가 필요하다면 먼저 5-10장 미만의 슬라이드를 만들고 거기에 살을 붙여나가는 편이 오히려 이야기 전개가 편하답니다

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