여러명이 함께 보고서를 쓸때
파워포인트 블루스 에세이
수개월간의 프로젝트 결과를 정리하기 위해 여러명이 거대한 하나의 보고서를 위해 협업할 때가 있다. 그리고 그들은 수백페이지에 이르는 엄청난 분량의 보고서를 내놓게 될 것이다. 외부에서 들어온 전문 컨설턴트들이 보통 이런 작업에 능숙한것 처럼 보여진다. 아마 여러분도 이런 결과물을 한번쯤 구경했을 것이다. 보통 이런 결과물은 보고서라기 보다 거의 사전에 가깝다. 따라서 처음부터 끝까지 읽어내려가기 보다는 필요할 때 필요한 부분을 찾아서 보는것이 보통이다.
그러나 이러한 보고서도 이야기의 논리적인 전개가 필요한 경우가 생긴다. 이럴때는 꼭 문제가 발생한다. 4~5명이 온갖 노력을 다해서 작성했음에도 불구하고 같은기간에 한 사람이 작성한 보고서에 미치지 못한 경우말이다. 앞뒤도 맞지 않고 결론에 이르는 과정이 논리적이지도 않은 데다가 서로의 말투도 틀리다.
커다란 벽화를 10등분하여 열사람의 화가가 나누어 그리는 것을 생각해보자. 어떤 경우에도 전체 그림의 스케치는 누군가 주도적으로 해야한다. 그리고나면 어떤 색감으로 어떻게 그릴것인지 서로 프로토콜을 맞춘다. 아마 밑그림을 그릴 때에도 모든 사람의 의견을 받아 누군가가 주도적으로 그리게 될 것이다. 그 밑그림을 그리는 사람은 특정부분을 대충 그릴수도 있을것이다. 예를 들자면 왼쪽 구석에 커다란 나무를 그려 넣어야 하는데 스케치를 자세히 하지 않고 자리만 비워두던가 아니면 나무의 형태만 대강 잡아두고 특정 화가에게 세밀한 부분을 맡길 수도 있다.
그렇지만 밑그림을 그리는 사람이 자세하게 스케치를 할수록 전체 벽화는 한사람이 그린것 처럼 보이게 될 것이다. 보고서 역시 마찬가지 원리이다. 전체적인 이야기 흐름에 대한 설계는 누군가 주도적으로 해주어야 한다. 그리고 각 부분에 대해 좀 더 세밀하게 이야기를 설계해서 담당자에게 넘기게 된다면 보고서의 완성도 또한 더욱 높아질 것이다.
여러사람이 함께 협업을 하는 경우라면 스토리보드를 주도할 사람을 먼저 선출하라. 그리고 되도록 상세하게 밑그림을 그려내기위해 부문별로 담당자를 나누어 자료를 수집하고 계속 토의하면서 전체 스토리의 흐름에 문제가 없는지를 계속 검증하라. 완전한 스토리가 머리속에 완성되어 구성원이 모두 그에 동의할 때까지 이 작업을 계속 해야 한다. 보통은 초반에 일을 나누어 가지고 각자의 자리에 돌아가서 완료직전에야 모여서 보고서를 합쳐서 완성하곤 하는데 그런 방식으로는 완성도높은 문서를 만들어내기가 어렵다.
팀내에 특별한 장기가 없거나 장기가 있어도 서로 겹칠 때가 문제더라구요. 처음부터 일의 분배도 힘들고 분배한다고 해도 한 사람이 맡은 일을 다른 사람이 건드리면 불만이 생기니까요.
이런 경우가 흔할거 같은데 어떻게 대처하시나요.
네 바로 그게 회사내에서도 항상 문제입니다. 카리스마있는 그룹내의 리더가 필요하죠. 누군가 강력하게 조정하지 않으면 항상 일이 발생하거든요. 학교에서 팀프로젝트를 하면 모두가 비슷한 레벨이라 항상 힘이 듭니다.
가끔 궂은일을 마다하지 않는 팀원들이 있는데요. 이런 친구들이 프로젝트를 굴러가게 합니다. 어떤 모양의 빈틈이 생겨도 그 모양대로 가서 맞춰주는 그런 친구들 말이죠. 맨유의 박지성같은 존재라고나 할까요 ? ㅎㅎ
현실세계에서보면 일을 나누어주거나 분배, 영역침범에서 생기는 문제보다는 Free Rider가 생겨서 거의 공짜로 묻어가는 친구들이 더 많습니다. 실제로 일은 한두명이 억척스럽게 다하게 되죠.
자신이 좋아하는 부분을 맡기위해 노력하기 보다는 궂은일을 맡아하는게 더 가치가 있다 생각됩니다. 회사에서도 이런 사람들이 우대받아야 하죠 ^^
박지성같은 Player에 반대되는 사람들을 이야기 해볼까요?
카리스마가 있는 줄 아는 사람
능력과는 다른 일들을 주도 할려고 하지만 많은 부분을 놓치고 종국에는
책임질려는 의지가 없이 잘도 빠져나가는데 이상한 능력(?)을 가지고
있는 사람. 절대 입바른말은 안 하고 달변인 사람
Easy Going할려는 사람
군대에서 크고 무거운 장비를 드는데 짝다리(?)하면서 인상만 쓰고 있는
사람. 아무 생각이 없고 무슨 생각으로 사는지는 모르겠지만 여하튼
머리를 다른 쪽으로 쓰고 있어서 창의적인 의견을 주는 경우가 거의
없는 편, 자기가 맡은일에만 열중, 자기일에 책임감은 대단함
군소리, 잔소리 많은 사람
그렇게 잘 알면 자기가 하면되는데 잔소리, 군소리가 많은 편
나중에는 감정만 상하게 된다.
같은 일을 하면서 이런 사람들 정말 싫어요.
소토리보드의 종이색을 가지고 뭐라고 하는 경우들…
일이 문제가 아니라 사람부터 먼저 생각해보는 것도…
네 ^^ 저도 사람을 뽑을때 능력보다는 의사소통과 인성을 우선시 하게 되더군요.