여러명이 함께 보고서를 쓸때
파워포인트 블루스 에세이

수개월간의 프로젝트 결과를 정리하기 위해 여러명이 거대한 하나의 보고서를 위해 협업할 때가 있다. 그리고 그들은 수백페이지에 이르는 엄청난 분량의 보고서를 내놓게 될 것이다. 외부에서 들어온 전문 컨설턴트들이 보통 이런 작업에 능숙한것 처럼 보여진다. 아마 여러분도 이런 결과물을 한번쯤 구경했을 것이다.  보통 이런 결과물은 보고서라기 보다 거의 사전에 가깝다. 따라서 처음부터 끝까지 읽어내려가기 보다는 필요할 때 필요한 부분을 찾아서 보는것이 보통이다.

그러나 이러한 보고서도 이야기의 논리적인 전개가 필요한 경우가 생긴다. 이럴때는 꼭 문제가 발생한다. 4~5명이 온갖 노력을 다해서 작성했음에도 불구하고 같은기간에 한 사람이 작성한 보고서에 미치지 못한 경우말이다. 앞뒤도 맞지 않고 결론에 이르는 과정이 논리적이지도 않은 데다가 서로의 말투도 틀리다.

커다란 벽화를 10등분하여 열사람의 화가가 나누어 그리는 것을 생각해보자. 어떤 경우에도 전체 그림의 스케치는 누군가 주도적으로 해야한다. 그리고나면 어떤 색감으로 어떻게 그릴것인지 서로 프로토콜을 맞춘다. 아마 밑그림을 그릴 때에도 모든 사람의 의견을 받아 누군가가 주도적으로 그리게 될 것이다. 그 밑그림을 그리는 사람은 특정부분을 대충 그릴수도 있을것이다. 예를 들자면 왼쪽 구석에 커다란 나무를 그려 넣어야 하는데 스케치를 자세히 하지 않고 자리만 비워두던가 아니면 나무의 형태만 대강 잡아두고 특정 화가에게 세밀한 부분을 맡길 수도 있다.  
그렇지만 밑그림을 그리는 사람이 자세하게 스케치를 할수록 전체 벽화는 한사람이 그린것 처럼 보이게 될 것이다. 보고서 역시 마찬가지 원리이다. 전체적인 이야기 흐름에 대한 설계는 누군가 주도적으로 해주어야 한다. 그리고 각 부분에 대해 좀 더 세밀하게 이야기를 설계해서 담당자에게 넘기게 된다면 보고서의 완성도 또한 더욱 높아질 것이다.

여러사람이 함께 협업을 하는 경우라면 스토리보드를 주도할 사람을 먼저 선출하라. 그리고 되도록 상세하게 밑그림을 그려내기위해 부문별로 담당자를 나누어 자료를 수집하고  계속 토의하면서 전체 스토리의 흐름에 문제가 없는지를 계속 검증하라. 완전한 스토리가 머리속에 완성되어 구성원이 모두 그에 동의할 때까지 이 작업을 계속 해야 한다. 보통은 초반에 일을 나누어 가지고 각자의 자리에 돌아가서 완료직전에야 모여서 보고서를 합쳐서 완성하곤 하는데 그런 방식으로는 완성도높은 문서를 만들어내기가 어렵다.

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