작업전의 짧은 질문과 대답들

프리젠테이션노트 – (1) 짧은 질문과 대답들

문서를 작성하기 전에…

파워포인트는 우리나라 비즈니스 세계에서는 거의 워드프로세서를 대체하는 상황입니다.  모든 보고서를 파워포인트로 작성하는 부서들이 많죠.   재미있는 것은 재무팀의 워드 프로세서는 엑셀이란 겁니다.   관공서나 학교를 제외하고는 파워포인트나 엑셀이 문서작성기의 대세입니다.
프리젠테이션 노트라고 했지만 사실 저는 모든 보고서작성 행위를 저의 프리젠테이션 노트의 범주로 삼고 있습니다.   꼭 슬라이드를 넘기면서 발표를 하는 프리젠테이션에만 범위를 국한 시키지 않겠습니다.   대개의 경우 레포트만 제출하고 프리젠테이션은 생략되기도 하고 필요하면 주간회의나 비정기 미팅에서 간략하게 해당 레포트를 가지고 발표를 할수도 있지요.

그래서 많은 비즈니스맨들이 레포트와 프리젠테이션을 겸할 수 있도록 작성하려고 합니다.   저 역시 그런편이죠.    프린터로 출력하거나 프로젝터를 통해서 표시해도 둘 다 웬만큼 만족시키는 문서를 작성하는거죠. 그런면에서 본다면 애플의 키노트는 그 범위가 그렇게 넓다고 볼 수는 없습니다.   아니 말을 좀 달리하자면 키노트를 문서작성기로 사용하기는 조금 아깝죠.
매주, 매월 돌아오는 정기 레포트같은 것들 말고 특정 주제나 프로젝트를 추진하는 경우,  대개는 그 문서의 목적이 누군가를 설득해서 무언가를 추진해야 하는 경우입니다.     자 이제 일을 시작해야 합니다.

그럼 가장 먼저 하는 일이 무엇인가요?

그냥 처음부터 슬라이드를 만들어가기 시작하는 분도 있겠고
논리를 어떻게 전개해 나가야할지 몰라서 금쪽같은 시간을 멍하게 앉아 있는 분들도 계시겠죠

꼬이기 시작하는 글타래

한정된 시간내에 보고서나 슬라이드를 대량 생산해내고 나중에 그걸 주욱 넘겨보면 제 스스로도 이게 무슨말을 하고자 하는건지 모를때가 많습니다.  (이게 최악이죠)  조금 더 나은 경우는 제 스스로는 다 정리가 된것 같은데 동료들이나 선배에게 보여주면 이해를 쉽게 못해내는 경우가 있죠.   
마치 산만한 헐리웃 영화 한편을 보고나온 기분이 될 때가 많죠.   저 스스로도 아직 이런짓을 많이 할뿐더러 저의 고객이나 동료, 선후배들도 아직 이런 굴레에서 자유롭지 못합니다.

저의 고객 A는 저에게 약 4주간의 시간을 주고 통합해야 하는지 분산해야 하는지에 대한 판단을 해달라고 의뢰해 왔습니다.   솔직히 전 난감했습니다.   4주만에 그걸 판단해서 보고서를 작성하고 그걸 발표하기란 좀 짧은 시간이었죠.     일단 그 작업을 지난 반년간 추진해왔던 고객사의 담당자들을 만나 하나하나 얘기를 듣기로 했습니다.   그리고 여러명을 만나서 얘기를 주욱 들어보니까 대충 무슨얘긴지 알겠더군요.   그리고 그들의 의견을 종합해 볼때 결론은 이렇다는 생각도 들었습니다.

전 순간 암담했습니다.   다른 Magic은 없었습니다.  고객들이 문제라고 생각한 것이 저도 문제라고 생각이 되었고 그건 이미 경영층에서 여러번 거절한 것이라네요.  그래서 그 당시 보고했던 PT자료를 가지고 그 당시 보고했던 것과 동일하게 보고해봐 달라고 부탁했죠.    ‘더이상 볼것도 없다’라고 좀 투덜거리긴 했지만 그 고객사의 C과장은 저에게 경영진에게 보고한 그대로를 주욱 설명해 주었습니다.

우리는 경영진들이 궁금해하는 2-3가지의 핵심적인 사안에 대해서만 처음부터 끝까지 일관성을 유지했습니다.   이건 참고사항인데…하면서 삼천포로 빠지지도 않았고 오로지 그 2-3개를 설명하기 위해서만 지면을 할애했죠.  부차적인 10여가지 사항은 질문이 나오면 말로 설명해주거나 추가적인 슬라이드를 끄집어 낼 계획이었습니다.  

보기는 매우 간단한 질문과 대답이었습니다.  그러나 이걸 가지고 있으면 보고서의 촛점이 흐려지는걸 방지할 수 있죠.   초반의 모든 내용이 위의 4가지 질문과 대답에 대한 보충자료들이었습니다.

슬라이드를 꾸미고 설득논리를 찾아내는건 시간문제죠…