파워포인트를 이용해 문서를 작성하는 전체의 과정중 실제 파워포인트를 열고 작업하는 시간 보다는 정보를 모으거나 이야기의 구도를
잡는 시간이 훨씬 더 비중이 높다고 나는 생각한다.   
과제가 나에게 하달되자 마자 파워포인트를 먼저 열어서 작성을 시작하는 것은 무모하다고 생각된다.    파워포인트를 본격적으로 사용하기 시작하는 순간에는 이미 모든 이야기의 내용과 흐름이 정리되어 있어야 하며, 여기에 쓰일 각종 자료들이 이미 준비되어 있어야 한다.
지금 하려는 얘기도 사실 파워포인트를 둘러싸고 있는 환경에 대한 것이다.

양념과 도구


긴 세월 요리를 해오던 요리사들과 어머니들은 아마도 그들만의 도구와 비법들을 가지고 있을 것이다.   손에 익은 칼과 도마, 그리고 각종 그릇등은 음식맛을 내는데 무시못할 도구들이다.   게다가 그들은 언제나 요리에 쓰일 양념을 갖추어 놓는데 인색하지 않다.  그런 양념은 자신만의 요리비법의 핵심으로 등장하기도 한다.
어머니들이 요리하는 것을 지켜보라.  집에는 언제나 고추가루, 소금, 참기름, 갈아놓은 마늘과 생강, 다듬어놓은 파, 깨소금, 국물을 내는데 쓰이는 멸치 등이 준비되어있다.   요리의 종목이 결정되면 주된 재료만 구입해서 요리를 하는 것이다.    매번 요리를 할때마다 참기름과 소금 등을 사지는 않는다.

주말에 펜션에 놀러가서 요리하는걸 생각해보라.   도구는 도구대로 손에 안맞아서 불편하기 짝이없고 양념은 전무하다.  음식맛이 집에서 먹을때와 달라지는 것은 필연적이다.  물론 사전에 준비해 가는 분들도 많지만 말이다.

요리는 아니지만 밥먹듯이 보고서를 작성하는 우리들도 이와 마찬가지라 생각한다.  우리들도 어머니나 요리사와 같이 도구와 양념이 필요한데 일반적으로는 자신도 모르게 몇가지씩은 갖추고들 있다.    
파워포인트만 깔려있는 낯선 PC에 앉아 작업을 시작하려고 하면 무엇이 달라졌는지 느끼게되며 그제서야 자신의 도구와 양념이 무엇이었는지 알게된다.  그건 마치 펜션에 놀러가서 요리를 시작하려고 할때와 같다.

도구와 양념은 보고서의 품질과 생산성에 결정적인 영향을 미친다.   어떤 요리사든 그 도구와 양념이 같을 수는 없겠고 정답또한 없겠지만,  남의것을 보면 적어도 나에게는 참고가 될거라는 측면에서 오늘 내가 사용하는 양념과 도구들에 대해 얘기해볼까 한다.

양념

클립아트, 폰트, 슬라이드 마스터, 도형등이  내가 항상 준비하는 양념들이다.  음식을 만들때와 마찬가지로 이 양념들은 보고서에 첨가된다.    그리고 또한 시간있을 때마다 다듬어서 준비해놓아야 하는 것들이다. 
아마 저 네가지 양념들은 누구나 다 가지고 있을지도 모른다.   이런저런 경로를 통해 소문난 슬라이드 배경이나 템플릿, 도형, 클립아트들을 하드디스크에 한가득 모을수도 있을 것이다.    그렇지만 아마도 대부분은 너무 많은 클립아트와 폰트, 템플릿을 열람하다가 지쳐버릴 것이다.    그런식의 양념들은 양념이라 부르기 힘들다.   내가 언제나 즐겨사용하는 양념들은 컴팩트하게 정리되어 있어야 양념이라 부를만 하다.

위의 클립아트, 폰트, 마스터, 도형 등은 USB메모리 등에 넣어서 가지고 다녀도 편하다.  혹시 환경이 바뀔 경우를 대비해서 이다.  남의 PC를 피치못하게 사용하게 되었다던가 하는 경우에 유용하다.

클립아트

나는 대략 세가지 정도의 클립아트를 준비하고 있다.  첫번째는 로고인데 우리회사의 로고가 그 첫번째다.   가장 자주 쓰이기 때문에 처음부터 다목적으로 사용할 수 있도록 여러가지 버전을 만들어 두었다.  물론 원본 화일은 일러스트레이터에서 작성된 ai확장자를 가진 화일이다.   이 화일을 흑백, 컬러, 그리고 다양한 변화를 주어 크기별로 배경색에 상관없이 사용할 수 있도록(반투명으로) PNG 포맷으로 만들었다.   

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로고는 가장 효과높은 클립아트이다.

또한 보고서때마다 자주 등장하는 경쟁사의 로고들과 우리회사가 해외벤치마킹 대상으로 삼는 여러회사들의 로고 또한 가급적 비슷한 포맷으로 구했다.   회사로고는 필수적이면서도 가장 효과가 확실한 클립아트이다.  

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국내외 경쟁사 로고까지 있으면 금상첨화다.

아래 그림의 슬라이드를 보면 느낌이 온다.  글로벌 회사나 잘알려진 경쟁사 일수록 문자보다는 그들의 로고가  더 내용의 체감효과를 높일 수 있다.

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로고만 훑어보더라도 어느쪽이 우위인지 짐작이 간다.

두번째는 거의 매 보고서마다 등장하는 클립아트들인데, 내 경우에는 IT컨설팅을 진행하면서 시스템구성도를 그리기 위한 서버, 네트워크 기기들을 모아놓은 클립아트이다.    이런 클립아트들은 따로 폴더에 보관하거나 빈용지에 영수증을 촘촘히 붙여놓듯 파워포인트 슬라이드에 모아놓는 분들도 있지만 그 보다는 역시 파워포인트에 내장된 클립아트매니저에 넣어놓는 것이 사용하기 편하다.
아마 업무에 따라 자주 사용하는 클립아트들의 종류가 달라질 수도 있겠다.   가령 방송업에 종사하시는 분들은 방송장비나 방송에 관계된 클립아트들이, 의료부문에 종사하는 분들이라면 의료기기등에 관계된 클립아트들을 잘 모아두어야 하겠다.
위에서 언급하였지만 이렇게 자주 사용하는 클립아트들의 수가 수만개에 이르면 찾기도 쉽지않고 크기만 커진다.   많아봐야 수백개 정도면 된다.
주의할 것은 비슷한 색감과 느낌을 가진 클립아트들을 모아야 슬라이드를 작성할 때도 자연스럽다는 것이다.    너무 멀리가서 찾을 필요도 없이 MS Office 다운로드 사이트만 이용해도 충분할 것 같다.

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132개의 클립아트들, 클립아트 오거나이저를 이용하는 것이 편리하다.

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네트워크 구성도를 그릴때 모두 같은 방향으로 기울어져있어 통일감이 유지된다.

위의  클립아트들은 네트워크 도면을 참조하기 위해 CISCO, Nortel, 3Com사등의 홈페이지를 뒤져보다가 우연히 8-9년전 3Com사에서 발견한 것인데 지금까지도 사용하고 있을만큼 통일감이 있고 품질이 우수했다.  (3Com의 네트워크 구성도가 여타 다른 회사들보다 실제로 보기가 좋다)

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이질적인 클립아트의 조합. 실제보고서에서 발췌한 것이다

역시 약간 다른 스타일의 클립아트를 섞어서 사용하면 위의 그림과 같이 좀 어색해진다.  같은 스타일로 모으는게 관건이다.   위 그림은 실제로 누군가가 작성한 보고서의 일부이다.

세번째 클립아트 묶음은 일반적으로 자주 등장할만한 그런 것들이다.  위의 네트워크 구성도같이 조합해서 사용하는 것이 아니고 각각 사용한다.   

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일반적인 클립아트, 여러 주제별로 잡다하게 모았지만 색감등은 거의 일치한다.

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클립아트 적용모습. 이질감이 없이 무난하게 어울린다.

폰트

폰트도 양념이다.   작성할때도 사용하지만 배포하는 용도로 사용할수 있다.  폰트는 적은 종류를 사용하고 비교적 고정적으로 사용하는 것이 좋다.    수백가지의 폰트가 들어있는 폴더를 가지고 보고서때마다 다른 폰트를 사용하는 것은  주위사람과 스스로를 골탕먹이는 일일수 있다.   나도 폰트가 없어 골탕먹은 기억이 여러번 있었다.

영문과 한글 폰트를 합쳐서 10여종 정도면 충분하지 않을까 생각한다.
내 경우엔 산돌고딕B, 산돌고딕M, 굴림체, 돋움, Tahoma, Trebuchet MS, Helvetica, Palatino, WingDings (2,3) 정도만 사용한다.

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내가 주로 사용하는 폰트들

그림에서 보듯 WingDings는 기본적인 폰트지만 훌륭한 클립아트 대체 폰트이기도 하다.

슬라이드 마스터와 도형

혹시 보고서를 작성할때마다 슬라이드 마스터를 새롭게 만들지는 않는지 ?  사실 몇년전까지 내가 그랬었다.   좀 더 멋있게 만드려다 보니 새로운 보고서 과제가 나올때마다  새로운 마스터와 디자인을 만들고 다양하고 멋있는 폰트로 치장하곤 했다. 
물론 지금은 생각이 완전히 바뀌었다.  멋있는 디자인도 중요하지만 같은 시간에 더 좋은 내용에 투자하는 것이 더 효과가 크다는 것을 깨달았기 때문이었다.

오히려 익숙한 형태의 보고서 형식을 지속적으로 유지하는 편이 더 바람직하다.  회사의 공식적인 슬라이드 마스터가 있는 곳도 있다.    또한 고객사의 일을 하고있을 때는 각 고객사에서 제시하는 표준 템플릿도 있을 수 있다.

내 경우엔 슬라이드의 밀도에 따라 약 세가지 정도의 슬라이드 마스터를 가지고있다.   첫번째 마스터는 임원이나 경영진들에게 보고하기 위한 마스터로서 아래 보다시피 배경그림이 없는 백지이다.    커다란 글자로 간결하게 보고하기 위한 것으로 내용에 집중하도록 모든 요소를 과감하게 제거했다.    글의 밀도가 가장 낮은 마스터이다.

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왼쪽은 마스터이고 오른쪽은 표지와 본문이다. 거의 백지나 다름없는 마스터이다.

두번째는 가장 많이 사용하는 마스터로 지금까지의 연재물에 계속 등장했던 바로 그 슬라이드 마스터이다.   글의 밀도는 중간정도이다

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조금더 밀도가 높아졌다. 제목마스터도 있다

세번째는 표준폰트(굴림이나 돋움)만을 이용한 고밀도의 마스터로 그야말로 빽빽하게 보고서를 써내려 가는 경우에 사용한다.

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위의 두개마스터가 화면용세팅인데 반해 이건 A4용지로 세팅되었다.

보통 이 3개를 사용하는데 과제가 주어지면 즉각적으로 어떤 슬라이드 마스터를 사용해야 할지 자동으로 정해져버린다.  가령, 한달에 한번 경영진에게 보고하는 컨설팅 진행보고서는 첫번째 마스터를 사용한다.
물론 이 3개의 마스터만으로 모든 것을 커버한다고 말할 수는없다.   가끔은 스페셜 이벤트 등의 특별한 이슈가 발생할때 직접 마스터를 따로 제작하기도 한다.

지난 연재에서 도형마스터에 대해 언급한 바 있는데, 따로 만들어둔 도형들 역시 주요 양념중 하나이고 매우 요긴하게 쓰인다.   따로 화일을 만들어 유지하기 보다는 아래 그림과 같이 슬라이드 마스터에 붙여놓으면 더 간편하게 사용할 수 있다.

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도형마스터를 슬라이드 마스터에 넣어두고 복사해서 사용한다.

이상이 미리 준비해둬야 하는 네가지 양념들이었다.  이들은 어디까지나 양념이기 때문에 때에 따라서는 주제에 맞는 클립아트나 슬라이드 마스터를 별도로 구성할 때도 있다. 
이들 양념은 사용하기 편리하도록 별도의 폴더를 만들어 몰아서 넣어두도록 하자.   내 바보같은  경험담을 얘기하자면 아무데나 양념통을 놓아두다 보니 나중에는 폴더와 문서, 자료가 한꺼번에 뒤범벅이 되어 결국 만들어 놓은 슬라이드 마스터와 클립아트 들을 찾지도 못한채 처음부터 다시 만들었던 적도 있었다. 

물론 양념통들의 위치와 함께 보고서들을 체계적으로 잘 정리하기 위한 폴더체계와 화일이름 체계등도 정해놓을 필요가 있다.   보고서만 하더라도 보고단계가 복잡할 경우에는 최대 40번 이상 수정한 경우도 있었다.  게다가 변덕이 심한 관리자를 만나면 예전버전으로 회귀하는 최악의 상황이 벌어질 때도 있어서 그 사건 이후로는 아예 버전관리를 하며 모든 화일을 유지하고 있다.  

도구

노트(필수)

이건 개인적인 취향에 대한 문제이기도 하지만 내 의견으로는 노트는 필수적이라고 생각한다.   프리젠테이션 젠에서도 아날로그식 기획에 대한 얘기가 나오는데 나 역시 그에 원칙적으로 동감한다.    대신 그 책에서 소개한 포스트잇, 화이트보드를 이용한 아이디어 정리는  각자의 상황에 따라 다를수도 있겠다.  
왜냐하면 나 역시 수년간 작업을 해오면서 나만 사용할 수 있는 화이트보드는 가져본적이 없기 때문이다.  또한 포스트잇을 마음껏 붙여볼 수 있는 공간도 가져보지 못했다.  결국 누구에게나 유효한 것은 노트밖에 없을 듯 하다.
노트는 아이디어 정리뿐 아니라 각 슬라이드 마다의 스토리보드 작성에도 이용하고있다.  각 슬라이드를 어떻게 구성하고 어떤 구도를 잡을지는 결국 노트를 통해 결정된다.
 

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나의 노트, 과제에 대한 아이디어는 물론 사진과 같이 스토리보드용도로 사용한다.

MindMap 소프트웨어 (혹은 MS Word)

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Word로 만든 목차,슬라이드 수량도 명기했다

난 노트에 산발적으로 정리해 두었던 것을  총정리하는 의미에서 MS Word를 이용해 상세한 목차를 세세히 정리한다.    이 단계가 바로 지난 연재에서 밝힌 ‘문서작성 전단계’가 되겠다.   여기에는 상세한 목차외에도 어느정도의 슬라이드 분량이 나오게될지, 각 슬라이드마다 어떤 내용들이 삽입되어야 할지 구체적인 정보들이 정리된다.

물론 처음엔 목차, 스토리보드, 아이디어, 정보 등 노트에 적힌 것을 필요없다 생각되는 것을 빼고 정갈하게 정리한다는 의미로 작성하지만,  최종적으로 노트와  Word문서를 비교해보면 언제나 많이 변화된 것을 발견하곤 한다.  
MS Word의 개요보기 기능은 목차나 아이디어를 Tree구조로 보여주기 때문에 전체의 구조를 단계별로 펼쳐가면서 한눈에 파악하기 좋은 기능이다.  

물론 이런 Tree구조의 자료정리를 좀 더 전문적으로 도와주는 소프트웨어들도 있다.   나는 주로 Mac OS 환경에서 Omni Outliner라는 소프트웨어를 이용하는데, (유료 소프트웨어이다) 이 도구는 아래 그림과 같이 인터넷에서 스크랩해온 PDF화일과 그림, 동영상 등까지 한꺼번에 정리할 수 있어 노트의 기능까지도 어느정도 수행한다

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Omni Outliner의 모습. Tree구조로 정리됨은 물론 그림 등의 스크랩도 가능하다.

나의 동료들이나 고객들 중에는 위와 같은 Tree구조 보다 아래와 같은 Mind-Map 소프트웨어를 선호하기도 한다.  따지고보면 둘다 Tree구조이기는하다.  어떤 형태가 더 좋다고 할수는 없다.  이는 개인취향의 차이이기 때문이다.    아래는 FreeMind라는 오픈소스(무료) 소프트웨어 이다.  

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Freemind의 모습, 무료이다


이미지 터칭 툴

보고서에 삽입될 그림이나 사진등을 인터넷을 뒤져 찾아내고 난 다음에는 보고서에 어울리게 이미지 크기를 조정하고 오려내고 통일감을 위해 테두리를 만들어 주고 하는 작업을 가끔하는데 이때에 한해 이미지 터칭 툴을 사용한다. 
사실 파워포인트 작성기법을 좀 더 향상 시키기 위해 포토샵을 공부하고자 하는 분들이 주위에 참 많은데 사실 이러한 기교는 자기만족감과 일시적인 관객의 탄성을 제외하고는 얻어 낼 수 있는 효과가 그리 크지 않다고 보는것이 내 결론이다.

파워포인트에 내장된 기본적인 그리기 도구로 내가 표현하고자 하는 바를 99%이상 표현할 수 있다고 생각하기 때문이다.     가끔 다른분들이 작성한 파워포인트 슬라이드를 감상하다보면 슬라이드 전체가 한장의 그림인 경우도 있다.  모든 내용을 포토샵에서 그리고나서 그것을 파워포인트로 불러왔기 때문이었다.   이런식이라면 구태여 파워포인트라는 도구를 사용하지 않아도 될 듯하다.
지금까지의 연재에서 예제로 나온 슬라이드나 앞으로 등장할 예제 슬라이드들은 모두 파워포인트내의 도구로만 그린 것들이다.  

우리가 이미지 터칭 소프트웨어를 사용하는 이유는 크게 세가지인데 첫번째 이유는 이미지 크기를 적절하게 줄여 화일사이즈를 작게하자는 것이고, 두번째는 이미지에 일관성을 부여하기 위함이며, 세번째는 필요한 내용에 집중하도록 하기 위함이다.

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이미지크기축소 : 이와 같이 사진을 삽입해야 할 경우가 의외로 많다.

우리는 위 슬라이드와 같이 때때로 실제사진 등을 삽입해야할 경우가 많은데,  저 그림들 역시 DELL의 홈페이지에서 쉽게 구한 것들이다.    사진 3장의 실제크기는 합쳐서 7.77MB였는데 그대로 문서에 삽입하게 될 경우 화일사이즈가 엄청나게 늘어나게 된다.
화일사이즈가 커지기 시작하면 여러모로 불편하다.   메일로 첨부하기도 불편하고 속도도 느려지기 때문에 보내는 사람이나 받아보는 사람이 두루두루 불편하다.
슬라이드에 들어가기 좋은 크기로 축소하고나니 1/20이상으로 화일사이즈가 작아졌다.   전체 화일사이즈를 줄이는 것도 생산성향상의 방법이며 일종의 예의가 아닐까 생각한다.

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이미지의 일관성 : 내용은 같지만 가시성은 훨씬 좋아졌다

여러군데서 사진을 모아 슬라이드에 삽입하고 나면 위 그림의 왼쪽과 같을때가 종종있다.  좌우 폭도 안맞을뿐 더러 크기도 제각각이라 시각적으로도 내용을 전달하는데 조금 무성의해 보이기 까지 한다.   만약 보고서내에 전반적으로 위와 같은 사진들이 지속적으로 나오게 된다면 그건 바로잡아줄 필요가 있다.  크기와 비율을 일률적으로 조정한 오른쪽 슬라이드같이 말이다.
주위분들이 가끔 자신이 작성한 프리젠테이션을 들고와 도저히 손을 못대겠다고 하면서 도움을 요청하는데 위와 같은 경우가 정말 (여러분이 상상하는 것보다 더) 많다.    

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이미지편집 : 귀찮더라도 주제에 집중하기 위해 편집을 하는 것이

그림의 필요없는 부분은 잘라내야할 필요성이 가끔있다.  보고서를 보는 관리자나 청중들의 시선이 분산되기 때문이다.   위의 왼쪽사진은 각각 축구선수인 제라드와 토레스인데 말하고자 하는건 제라드뿐이다.  그러나  제라드의 독사진을 구할 수 없어 어쩔 수 없이 토레스와 같이 찍은 사진을 삽입했는데 엉뚱하게도 보고받는 관리자가 계속 토레스에 대해 물어보는 것이 아닌가.    이와 비슷한 사례를 몇번 겪고 나자 귀찮아도 이미지를 편집해서 내용에 집중하게 끔 하고있다. 

포토샵이 위의 세가지 일을 모두 해낼 수 있지만 저런 간단한 일을 하기엔 너무 비싸다는것이 문제이다.  저런 간단한 일을 위해 회사에 포토샵을 구매해 달라고 할 수는 없다. (실제로 나는 그렇게 요구한 적이 예전에 있었다)  
그 대신 PhotoWorks와 GIMP를 추천한다.  둘 다 공개(무료) 소프트웨어이면서 주어진 임무를 강력하게 수행하는 툴이다.   Photoworks를 가지고는 사진의 일부를 잘라내는 일을 제외하고는 위의 모든것을 할 수 있다.   그것도 한꺼번에 수십개의 화일을 자동으로 처리할 수 있어 매우 편리하다. 

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Photoworks 1.5 이런종류의 유틸리티로서는 가장 마음에 든다

오픈소스계의 포토샵이라 할 수 있는 GIMP는 사진을 잘라낼 수 있는 것 외에도 간단한 편집등이 가능한 오픈소스 소프트웨어이다. (http://www.gimp.org)

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GIMP 2,4 이정도 기능의 소프트웨어가 오픈소스라니 놀랍다

이 도구들 외에도 스크린캡쳐 도구 등을 자주 사용하는 편인데,  여기에도 오픈캡쳐라는 잘만들어진 프리웨어가 있다.

나의 프리젠테이션, 문서작업을 위한 도구와 재료들을 소개한 것은 두가지를 전달하기 위함이다.   먼저 파워포인트 외에도 준비하고 해야할 일이 많다는 것이다.  그런 준비활동들이 생산성과 품질에 영향을 미치기도  하기 때문에 꼭 여러분들만의 양념과 도구들을 갖춰놓기를 바란다.  

두번째는 도구와 양념이 비싸지 않다는 것이다.  이미지수정이나 스크린캡쳐, 아이디어 노트를 위한 비싼 상용프로그램들은 필요치 않다는 것이며,  유료 클립아트 등도 마찬가지이다.    폰트 역시 마찬가지이다.  자신이 원하는 단 몇가지의 상용폰트는 비싸지 않다. 
따라서 여러분들은 마음만 먹으면 언제든지 자신만의 환경을 즉각적으로 갖출 수 있다는 점을 명심하기 바란다.

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