세번째 이야기: Layout
간단한 것이 아름답다

이 글은 안철수연구소의 2007년 11월 월간 Letter에 기고된 ‘파워포인트 블루스’ 연재물의 세번째 글입니다.  총 5회로 기획되었으며 파워포인트를 이용한 기획문서의 작성방법에 초점을 맞추고 있습니다

처음 두 연재물을 통해 파워포인트가 기업에서 일반적인 문서작성 도구로 사용된다는 것과 문서작성 전단계에서 어떤 것을 준비해야 하는지에 대해 알아보았습니다.  이제 남은 것은 지난시간에 구성해 놓은 아이디어 들을 슬라이드에 펼쳐 놓는 것이죠.
지금까지 문서작성의 내면에 대한 ‘내공’을 다루었다면 오늘은 처음으로 문서의 모양새를 꾸미는 ‘외공’에 대해 설명하기로 하겠습니다.

먼저 우리가 익히 들어서 잘 알고있는 여러 글로벌 기업들의 슬라이드 몇 가지를 살펴보고 나서 어떤 형태가 우리현실에 알맞을지 가늠해 본다음 우리만의 슬라이드 레이아웃을 구성해보기로 하겠습니다.


이름난 회사의 PPT 레이아웃 순례

파워포인트를 사용해온 저의 지난 십수년을 돌아보면 참으로 재미있는 사실이 있습니다.  문서의 모양새가 점차 단순해지고 있다는 것이죠.   컬러의 수는 줄어들고 있고 도형도 점차 단순해지고 있지만 그것이 점점 보기좋아 지는 이유는 무엇일까요

  사용자 삽입 이미지<그림1>  Microsoft 2005 CIO Summit : 표지와 본문

위에 보이는 두장의 슬라이드는 마이크로소프트(이하 MS)가 2005 CIO Summit 행사를 위해 디자인한 파워포인트 문서인데 저는 4-5년전까지도 이같이 만들기 위해 대부분의 시간을 포토샵과 일러스트레이터에 투자했던 것 같습니다. 

본문의 글자와 도형 하나하나는 전문적인 그래픽 디자이너가 일일히 외부에서 그려서 불러온 것들인데 슬라이드 한장한장이 고정적인 Layout에 구애 받지 않고 캔버스위에 그려놓은 ‘작품’수준의 문서입니다.
위의 슬라이드들을 비판할 생각은 없지만 우리 현실에 맞지 않는것은 분명해 보이는군요.  이것은 연재의 첫시간에 충분한 시간을 들여서 밝힌바 있습니다.

  사용자 삽입 이미지<그림2> 컨설팅사인 Accenture의 정형화된 표지와 본문

<그림1>의 MS사에 비교해 본다면 Accenture사의 슬라이드는 정말 볼품없는 디자인과 레이아웃을 지니고있습니다.   그러나 이 회사가 세계적으로도 가장 영향력있는 컨설팅회사중 하나라는 것과 그들의 저런 볼품없는 레포트들이 언제나 공신력있게 인용되는 현실을 감안한다면 저런 레이아웃이 MS에 비해 덜 효과적이라고 말할 수는 없을 듯 합니다.

  사용자 삽입 이미지<그림3> Bain & Company의 레이아웃

<그림 3>은 역시 널리 알려진 컨설팅사인 Bain & Company의 슬라이드 레이아웃인데 어쩐지 Accenture것과 별반 다르지 않습니다.   MS의 본문 슬라이드 구성은 매 page마다 현란하게 바뀌는데 반해 이들 두회사의 본문은 저렇듯 일정한 틀을 지속적으로 유지하고 있죠.

사용자 삽입 이미지 <그림4> Boston Consulting Group의 레이아웃

맙소사!  Boston Consulting Group의 슬라이드를 보시죠.  이들 역시도 위의 다른 두개회사와 기본패턴이 같으며 우리들과 마찬가지로 파워포인트를 거의 워드프로세서로 사용하는 사람들중 하나입니다.

  사용자 삽입 이미지<그림5> IBM사 : 그나마 가장 화려하다

그나마 IBM사는 다른 회사들에 비해 가장 화려한 편입니다.  그도 그럴것이 이들은 컨설팅업무도 수행하지만 제품을 만들어 파는 회사이기도 하기 때문에 맨위에서 본 MS사의 그것과 일반적인 컨설팅사의 레이아웃이 약간 섞여있는 모습입니다.

  사용자 삽입 이미지<그림6> McKinsey사의 슬라이드 : 역시 예외없다

마지막으로 매킨지사의 슬라이드를 보기로 하겠습니다.  가장 단순하며 색상의 사용조차 조심스러워 보입니다. 그들이 디자인을 위해서 사용한 그림은 Leadership이라는 주제를 강조하기 위한 기러기 그림뿐입니다.

지금까지 우리는 여섯개 회사의 슬라이드 레이아웃을 보았고 직감적으로 제가 어떤 얘기를 꺼내려는지 눈치를 채고있으리라 생각됩니다.  정리해 보면 다음과 같습니다.

  • 디자인이나 색상이 내용을 가릴수 있으므로 심플하게 작성한다
  • 슬라이드 내용을 요약하는 헤드라인 메시지가 상단에 위치한다
  • 널리 알려진 익숙한 레이아웃을 사용한다
  • 프린트를 위해 표지를 제외한 슬라이드 바탕은 항상 백색이다

MS나 CISCO, HP, Intel 등과 같이 고객들에게 제품을 홍보하고 교육하는 목적의 문서가 아니라면 위의 예에서 MS를 제외한 나머지 다섯개 회사의 레이아웃 패턴을 위에 정리된 내용대로 따르는 것이 가장 적절해 보입니다.     자 우리도 이제 우리가 사용할 슬라이드의 레이아웃을 만들 차례가 되었군요.

익숙해진 패턴으로 간단하게…

보고서를 작성할때마다 새로운 슬라이드 마스터를 만드는 것은 낭비이며 바로 위에서 제시한 익숙해진 형태를 제공한다는 법칙에 위배됩니다.   저 역시 고정적으로 즐겨사용하는 PPT 템플릿이 존재하지만  이번 연재를 위해 비슷하게 다시 만들어 보았는데 <그림7>의 4장이며 30분 정도를 투자하면 만들 수 있습니다.
   
더이상 아름다운 PPT 템플릿을 찾아내기 위해 시간을 쏟지 말고 고정적인 템플릿을 이 기회에 하나쯤 마련해 두는 것이 어떨까 여러분들에게 제안합니다.  여러분들이 인터넷을 뒤져 찾아낸 멋진 템플릿의 최종 결과물이 맨위에 제시한 MS정도의 품질을 유지하지 못한다면 오히려 부자연스럽게 보일 수도 있다는 것을 명심하시기 바랍니다.

 사용자 삽입 이미지<그림7>  4장의 템플릿 : 왼쪽부터 표지,목차,본문,참조문서 슬라이드

1) 표지 슬라이드

표지슬라이드는 표지라는 인식만 심어줄 수 있으면 그것으로 충분합니다.  제목과 부제(사실 이것도 옵션사항입니다)만 명확하게 드러내면 되는거죠.  보고서를 작성할 때 마다 디자인적으로 변화를 줄 수 있는 요소는 주제를 암시하는 클립아트 뿐입니다. 

 사용자 삽입 이미지<그림8>  표지슬라이드 : 매킨지나 IBM을 벤치마킹했다

이밖에는 각 회사의 규정이나 관습대로 알아서 하면 됩니다.   날짜와 소속팀, 작성자를 써넣을 수 있고, 회사로고와 문서 버전 등이 추가로 삽입될 수 있으며, 문서의 보안성을 판별하는 식별자가 삽입되어도 무방하죠.  (어떤 회사는 종종 오른쪽 상단에 결재인이나 문서회람 목록표를 붙이기도 합니다)

2) 목차 슬라이드

주로 목차를 작성할 때 사용되는 슬라이드이지만 분량이 적고 내용이 복잡하지 않다면 생략할 수도 있습니다.

 사용자 삽입 이미지<그림9>  목차슬라이드의 작성예

전체 문서의 내용이 방대하다면 중간에 간지 형태의 목차가 아래의 예와 같이 삽입될 수 있고이는 중간의 이정표 역할을 하기도 합니다.  목차,간지뿐만 아니라 Executive Summary(문서전체를 한두장 정도로 요약해주는)의  템플릿으로서도 이용될 수 있습니다.

 사용자 삽입 이미지<그림10> 목차슬라이드의 응용 : 간지

3) 본문 슬라이드

위에서 소개한 5개 컨설팅회사들의 슬라이드 레이아웃과 기본적으로 다르지 않습니다.

사용자 삽입 이미지<그림11> 본문 슬라이드의 형식

1.단락의 제목은 목차의 중분류정도의 타이틀이 적당하며 하나의 슬라이드내에 목차의 대-중-소분류까지 모두 표시하려고 애쓰지 않는 것이 좋습니다.  이는 보는이로 하여금 혼란만 가중시킬 뿐이죠

2. 헤드라인은 해당 슬라이드의 내용을 함축적인 키워드로 요약하는 부분으로 대략 한두줄로 정리하는 것이 좋겠습니다.   보고서를 읽는 사람이 시간이 없을 경우에는 헤드라인만을 읽고 넘어가도 작성자의 의도를 이해할 수 있어야 하므로 가장 시간을 많이 잡아먹고 항상 고민스러워 머리를 쥐어뜯게 되는 요소이기도 합니다. 
제 스스로는 헤드라인을 작성하는 원칙을 가지고 있는데 모든 슬라이드의 헤드라인을 추출하여 순서대로 늘어놓으면 앞뒤의 논리가 맞아떨어지는 한두장짜리 에세이가 되도록 한다는 것입니다. (불행히도 이 역시 매우 어렵습니다.  다음 연재에서 계속 다루어 질 예정입니다)

3. 본문에 대한 얘기는 거의 책한권으로 설명해야 할만큼 많지만 오늘은 레이아웃에 대해 다루고 있기 때문에 그에 대한 두가지 원칙만 기억하도록 하죠
첫번째는 구조화(혹은 추상화)입니다.  어쨌든 본문의 내용을 <그림12>에서 보여지는 예와 같이 덩어리로 나누어줄 필요가 있는데  이것은 각자의 상상력과 개인기를 요구합니다.  매킨지등 유명 컨설팅사들은 이렇게 추상화된 본문의 레이아웃들을 수백장씩이나 가지고 있습니다.   그러한 것들을 구해서 참조하는 것도 많은 도움이 됩니다. 
 

사용자 삽입 이미지<그림12> 본문의 추상화 과정

만약 보고서를 보는 사람이 Type 3과 같은 레이아웃을 접했을 경우엔 뭔지는 몰라도 ‘대략 세가지구나’하는 것을 순간적으로 느끼게 됩니다.   사실 위의 레이아웃중 가장 최악은 Type 4처럼 내용을 구조화 시키지 않고 주욱 늘어놓는 경우라 할 수 있습니다. 

두번째 원칙은 내용의 밀도에 대한 것입니다.  <그림13>의 본문은 <그림11>과 비교하여 글자수가 현저하게 적습니다.  실제로 아래 슬라이드는 임원급 이상을 대상으로 한 것이었죠.   내용의 밀도에 대해서는 스스로 원칙을 가지고 있는 것이 좋습니다.    예를들어 저는 임원급 이상에게 제출하는 보고서는 거의 14포인트 이상의 글자크기를 유지한다는 윈칙을 가지고 있습니다.

사용자 삽입 이미지<그림13> 내용의 밀도가 낮은 본문 : 임원급이상을 타겟

4) 참조문서 슬라이드

 가끔 헤드라인이 필요치 않은 슬라이드를 작성할때가 있는데 본문의 내용을 불가피하게 확장해야 할 필요가 있거나 단순히 참조하라는 의미의 첨부 슬라이드를 삽일할 때 그렇습니다.  아래의 예와 같이 시스템 도면을 참조로 보여줘야 할 때 말이죠

 사용자 삽입 이미지<그림14> 참조문서 슬라이드

기타 비주얼을 위한 몇가지 원칙

1) Font

가장 큰 원칙은 사용하는 적은 수의 폰트만을 사용하는 것입니다.  배포의 문제도 덜 수 있고 문서의 크기도 줄여주며 난잡해 보이는 것을 막아줍니다.  저는 아래의 다섯종류를 주로 사용하지만 나머지 3개 폰트는 도표를 꾸미는데 사용하거나 하기 때문에 사실상 단 하나의 폰트만 사용한 것 같은 효과가 납니다.
 
사용자 삽입 이미지

임원이상급을 주 타겟으로 하는 밀도가 낮은 레포트를 쓸때 나는 예외없이 산돌고딕B,M만으로 레포트 전체를 작성합니다.   이 산돌고딕체는  14Point 이상일때 프로젝터와 화면, 프린트물 모두에서 최상의 가독성을 만들어 줍니다.
위에서 소개된 슬라이드 마스터의 헤드라인은 산돌고딕M 16Point이고, 본문내용은 14Point입니다.    단락제목은 산돌고딕B 18Point, 본문의 키워드급은 14-16Point를 활용합니다.

사용자 삽입 이미지
<그림14>의 도형에서 그림을 설명하는 작은 글자는 한글일때 9~10Point의 굴림체와 영문일때 역시 같은 크기의 Tahoma입니다.   영문이나 숫자로 된 Tahoma는 9 point 정도의 크기라도 프로젝터를 통해 보았을 때 가독성이 매우 우수하기 때문에 애용하는 편이죠.     예외적으로 영문으로 강조해야 하는 경우는 Trebuchet MS를 사용하는데 이 또한 Tahoma와 마찬가지로 가독성이 우수하고 Tahoma사이에서 도드라지기 때문에 효과적입니다.  

그림을 설명하는것 이외에는 주로 각주를 달거나 단위등을 표시할때 조금씩 사용합니다.  그러나 밀도가 높은 레포트를 작성할 때는 굴림체가 주력폰트로 부상하기도 합니다.

2) 도형

도형을 사용할때는 간단한 모습이 가장 좋습니다.   아래 도형을 볼때 ‘예쁜것’으로 따지면 왼쪽의 도형이 나아 보이지만 사실 쓸데없는 치장일 뿐 내용과는 관계가 없습니다.

사용자 삽입 이미지의미없이 복잡한 것 보다는 간단하게

끝이 뾰족한 네모보다는 라운드형의 네모와 그림자가 내용을 부드럽게 만들어 주는 효과가 있습니다.  슬라이드 전체의 모습이 정말 부드러워 지죠.   (Tip : 저는 민감한 사안을 레포트로 다룰때 모든 도형을 라운드 처리하곤 합니다)

 사용자 삽입 이미지내용을 부드럽게 해주는 라운드처리

3) 컬러

폰트와 마찬가지로 컬러는 단 몇가지만 사용하는 것이 바람직합니다.   색을 배합하는 전문가가 아니라면 정말 우스꽝스럽게 레포트가 나오기 십상이기 떄문이죠.
아래는 똑같은 세가지 색상이지만 오른쪽의 그레이계열의 색상 3가지는 슬라이드상에서 마치 하나의 색상처럼 보입니다.

 사용자 삽입 이미지같은 계열의 색 농도만 조절하는 것으로도 충분

프리젠테이션을 진행할 때 굳이 설명하지 않아도 특정 도형이나 글에 주목을 끌도록 하는 방법은 색상을 달리하는 것입니다.  이때는 정말 확연하게 차이가 나는 다른 계열의 색상으로 포인트를 줘야합니다.

 사용자 삽입 이미지포인트를 주는 컬러는 확실히 튀도록

(Tip : 컬러는 누구에게나 어려운 문제입니다.  처음에는 그레이 계통의 색상만 이용해도 충분히 멋있어 보입니다.  상급자라 할지라도 말이죠)


4) 클립아트

아래 4개의 클립아트는 모두 제각각의 컬러와 모양을 가지고 있지만 유심히 보면 왼쪽의 그림 두개는 전혀 다른 색상이라도 같은방향으로 놓여있고 음영처리등에 있어 유사성을 보이는 같은 사람이 그린 클립아트입니다.   이런 그림들은 슬라이드 내에서도 어울릴 수 있습니다.

 사용자 삽입 이미지비슷한 느낌의 클립아트로 매칭

클립아트 또한 되도록 적게 사용하는 것이 좋습니다.   그림은 사람을 집중하게 만들기 때문에 정말 적절한 클립아트가 아니라면 오해를 사기 쉽습니다.

마치며

지난 두번의 연재에서 문서작성의 내공에 대해서 다루었다면 오늘은 처음으로 외공에 대해 알아보았습니다.    간단하고  모두에게 익숙한 레이아웃의 작성과  비주얼에 대한 원칙 단 몇개에 대해서만 얘기를 했는데 사실 외적인 모양에 대한 것은 이것으로도 충분하다고 보여집니다.

다음 시간에는 이 레이아웃과 지난번에 작성한 시나리오를 이용해 문서의 초안을 만들어 볼까 합니다.   내 스스로는 초벌구이를 한다고 표현하는데 도자기를 굽듯이 초벌-재벌 구이를 계속하면서 문서 전체를 완성해 나가는 방법입니다.

안철수 연구소에 실린 글보기 : 어투와 내용이 약간 다를수 있습니다.  블로그에 올린 글은 소위말하는 감독판이죠 ^^

※ 지난연재보기
1. 파워포인트를 애용하는 우리나라 직장인들의 현실
2. 문서작성은 요리와 같다. 당신은 요리사이다

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