Contacts 3 : 주소록 정책과 작업계획

나만의 주소록 정책을 만들자

오늘은 내 주소록의 정책과 행동지침을 결정하고 정리작업에 들어가기로 한다. 지난 시간에 만들어둔 ‘내 주소록 현황판’에서 시작하자. 먼저 왼쪽의 주소록 위치다. 몇 가지 큰 의사결정이 있었다.

• 주소록 위치에 대한 의사결정
  • a. 기기자체 주소록 삭제 : 온라인서비스와 연동되지 않은 고립된 주소록의미
  • b. 온라인은 구글로 단일화 : 아이클라우드 주소록을 버린다
  • c. 회사서버 유지 : 회사의 임직원 주소록은 내가 손댈 수 있는 부분이 아니다
  • d. 리멤버 유지 : 리멤버는 계속유지, 그러나 연동은 수동/선택적으로 간다
  • e. 다이어리 유지 : 직접 연락처를 받아적는 경우를 의미, 프로세스 보강
  • f. 명함 : 안받을 수 없다. 대신 프로세스를 보강해야 한다

나는 자료 백업을 위한 외장하드디스크 몇 개를 보유하고 있었는데 수년전 그 외장디스크에 차례로 문제가 생기면서 디지털 데이터의 영구보존을 개인의 하드디스크에 담기엔 리스크가 따른다고 생각했다. 지금은 당연히 클라우드에 보존하는걸 선호하고 있다.(이 문제는 다른 아티클에서 다루자) 정책 a는 그의 산물이다. b와 같이 애플의 아이클라우드(iCloud)를 버리고(내가 아이폰, 맥북 유저임에도) 구글로 옮기고자 하는 것은 기능과 속도, 신뢰성 때문이다. 아이클라우드에서 지난 수년간 특정 데이타가 동기화 되지 않거나 삭제되거나 하는 경우를 경험한 후로 결정했다. c는 회사의 보안정책상 내가 통합할 수 없는 부분이다. d리멤버는 계륵과 같다. 수동으로 갈 수 밖에 없다. 자동연동 기능을 켜놓으면 대부분 후회하게 될 것이다. e,f는 조금 설명이 필요하다
새로운 연락처를 얻게되는 경로중 e+f의 비율이 가장 높지만 유실확률도 가장 높다. 온라인으로 일어나는 일이 아니기에 이 부분은 프로세스로 보완해야 한다. 받아놓은 명함, 적어놓은 연락처를 분실하거나 입력누락이 발생하는 비율은 아마도 꽤 높을 듯 하다.

명함을 받게되면 난 의식적으로 오른쪽 쟈켓주머니에 넣는다.(인박스 개념이다) 미팅직후의 쉬는시간이나 이동시간에 난 즉각 명함들을 리멤버로 스캔해 입력한다. 종이에 적어놓은 연락처는 곧바로 구글주소록에 입력한다. 입력된 명함은 내 가방의 명함칸에 들어간다. 집에 와서 가방의 명함칸에 들어있는 명함들을 모두 서랍의 명함함으로 비워낸다. 난 강사란 직업때문에 강의가 끝나면 노트북을 가방에 챙겨넣고 기타 강의도구들을 정리하는 와중에 몰려온 수강생들의 질문에 대답하고 명함을 수십장 주고 받는다. 한마디로 정신없는 상황인데 그렇다보니 잃어버리는 연락처들이 많았다.

• 사용기기
  • g. 개인기기(폰/타블렛/PC) : 모두 구글주소록과 연결, 폰은 리멤버, 회사주소록
  • h.회사PC : 회사주소록, 보안정책상 구글은 연결되지 않는다
  • i. 다이어리 : 메모카드
  • j. 명함집 : 옷 오른쪽 주머니(인박스), 가방앞쪽, 명함함

당연한 얘기지만 모든 개인기기에서 동일한 구글주소록과 연동하여 입력, 수정, 삭제를 수행할 수 있게 한다. 회사PC는 보안정책상 고립된 섬같은 구조로 개인주소록을 연동하지 못한다. 명함집은 앞서 말한대로 프로세스를 고려하여 일정한 장소를 물색하자.

• 앱과 도구
  • k. 스마트기기 앱 : 기본 주소록앱, 리멤버
  • l. PC/맥앱 : MS-Outlook, BusyContacts
  • m. 오프라인 도구 : 펜 (당연한 얘기지만)

앱과 도구는 최대한 단순하게 통일하는 걸 목표로 한다. 이 부분에 대해선 주소록 통합후 다시 알아보도록 하겠다. 아래 그림과 같이 나의 주소록 정책이 결정되었다. ‘키’그림이 들어간 구글주소록과 폰이 주소록 사용의 중추가 될 것이다. 이제 정리작업에 착수하자

정리작업 계획

정리작업은 개인별로 환경이 다르므로 아래에 제시된 시나리오와 다를 수 있다. 그러므로 무조건 따라하지 말고 전체를 한 번 읽은 다음 자신의 시나리오를 적어보라. 생각보다 귀찮고 복잡한 작업이 될 것이다. 하루 정도 비워놓고 시작하는게 좋다. 아래의 시나리오는 ‘맥과 iOS사용자가 구글주소록으로 통합’하는 시나리오로 명명하겠다. 그럼 6스텝으로 구성된 시나리오를 대략 살펴보자
시나리오1 : 맥과 iOS 사용자의 구글주소록 통합

• Step 1. 모든 주소록을 백업한다
  • 데이타의 안전이 최우선이다. 작업중간에 실수를 해도 다시 되돌릴수 있어야 하기 때문에 백업은 필수이다. 우리는 중간에 한 두차례 더 백업을 하게될 것이다.
  • 1-1.기기, 온라인의 모든 주소록을 각자 백업 : 집PC, 노트북, 폰, 타블렛
  • 1-2.날짜_기기로 화일이름을 명명해 하나의 폴더에 백업본을 모아놓자
• Step 2. 모든 기기의 주소록을 지우고 동기화를 끊는다
  • 기기들을 모두 비워 깨끗한 상태를 유지해야 한다. 작업 중간에 잘못 동기화되는걸 막기 위해 기기를 고립시키는 것이 필요하다
  • 2-1.먼저 동기화를 끊는다
  • 2-2.기기에 남은 주소록 데이타를 모두 지운다
  • 2-3.온라인 서비스에 있는 주소록은 지울필요 없다
• Step 3. 구글주소록에서 각 주소록을 Import, 하나로 합친다
  • 중복이 발생하겠지만 일단 모든 데이타를 하나로 통합하고 클린징을 시작해야 한다. 구글 주소록은 csv나 vcf형식의 화일을 가져올 수 있다
  • 3-1. 구글 주소록 서비스에서 백업본을 하나하나 Import한다
  • 3-2. 중복데이타 제거이전 통합데이타를 백업한다
• Step 4. 중복 데이터를 제거한다
  • 구글 주소록은 자체적으로 중복을 하나씩 걸러내는 기능을 지원한다. 그러나 대량의 중복을 제거하려면 그것으론 부족하다. 나는 몇 가지 앱을 시험했고 가장 효율이 좋고 맥과 PC모두에서 작동하며 구글주소록과 연동되는 도구를 사용할 것이다.
  • 4-1. 대량으로 중복데이타를 제거하는 맥/PC용 유틸리티를 사용한다
  • 4-2. 백업한다
• Step 5. 각 기기에 동기화한다
  • 5-1. 모든 기기에 동기화한 후 전체 목록을 확인한다
• Step 6. PC에서 추가 정리작업을 한다
  • 개인적으로 주소록 보완작업을 한다. 내 경우엔 성과 이름이 붙거나 뒤집혀있는 경우 데이타를 일일히 보완하였고 필요없는 주소는 지우고, 그룹으로 묶는 작업을 이후로 며칠 진행했다.
  • 6-1. 데이타 클린징 : 수정, 그룹핑, 삭제
  • 6-2. 마지막으로 백업하라

지금까지 맥과 iOS(아이폰과 아이패드) 데이타를 구글 주소록으로 통합하는 시나리오를 간략하게 살펴봤다. 각자 다른 계획을 가졌다 하더라도 Step 1~6의 골격은 거의 그대로가 아닐까 생각된다. 다음 포스팅에선 실제 통합 작업을 하나씩 설명하도록 하겠다.