지난 2월, 2개월간 준비한 제안PT에서 탈락했었습니다. 그 때 결과에 관계없이 5월쯤 제안작업을 회고하면서 제안작업 전반에 대한 교육을 실시하기로 했었죠. 총 6시간 분량으로 두 번에 나누어 실시하기로 했고 이번주 그 첫시간입니다. 저는 제안에 대한 접근을 단순한 그림으로 그려보았습니다. 실제로 이 그림과 같이 접근했었거든요. 제안작업에 착수하면 먼저 고객사 측면의 A~D를 면밀하게 조사합니다. 그 다음 1~4를 결정하죠.
A.기조
고객사의 이번 제안사 선정경향을 파악하는 것입니다. 보통은 RFP를 가지고 처음 그 분위기를 탐색하게 됩니다. 전 RFP가 나오자마자 3년전 나왔던 같은 프로젝트의 RFP와 대조해봤습니다. 한 두가지를 빼곤 거의 같더군요. 그를 통해서도 많은걸 추측할 수 있습니다. 지난 3년간 운영하면서 문제가 생겼던 부분은 보통 RFP에 새롭게 명시되는 것이 보통이거든요. 거의 같다는 것은 크게 불만이 없거나 담당자가 별 생각이 없다는 뜻으로 해석될 수 있죠. 어쨋든 RFP뿐만 아니라 고객사에 질문을 하거나 관련업계에 있는 사람들과의 인터뷰, 보도자료 분석 등을 통해 기조를 직간접적으로 파악할 수 있습니다. 어찌보면 제안작업의 맥을 짚는 작업입니다. 제가 가장 중요하게 생각하는 부분이죠.
B.제안요건
이건 그야말로 포맷에 대한 겁니다. 제안서는 어떻게 작성해서 어떻게 제출해야 하는지에 대한 겁니다. 발표시간과 순서정하기, 질의응답 시간부터 입장가능 인원과 발표자에 대해 명시하기도 하고 상세목차까지 모두 기술하기도 합니다. 이건 정확하게 숙지를 해둬야 하는 사항이죠. 명시되어 있지 않은 것은 미리 물어봐야 합니다.
C.History
이건 A의 기조와 일맥상통합니다. 과거의 기조를 조사해서 전체적인 선정경향에 대해 보자는거죠. 어떤 업체가 어떤 기준으로 선정이 되었는지, 그때 누가 탈락했는지 말입니다. 제 경험상 이런건 잘 변하지 않습니다.
D.경쟁자
특정 인더스트리에 있어 경쟁자들은 항상 제안PT에서 만나게 되어 있습니다. 그들과 승리와 패배를 나누죠. 제안은 절대평가가 아니라 상대평가입니다. 우리회사가 아무리 잘해도 더 잘하는 팀이 있으면 탈락하죠. 따라서 경쟁자들의 특성을 잘 알아둬야 합니다. 제안에서 탈락했다 하더라도 해당 경쟁자와는 다른 자리에서 또 만나기 때문에 탈락한 제안에서도 정보수집을 해두어야 합니다.
1.최대무기
A~D를 모두 감안했을 때 이번 제안에서 어떤 것을 최대무기로 삼아야 하는지 결정해야 합니다. 보통 이런 전략적 공략포인트 없이 제안서를 평이하게 쓰는 경우도 많습니다. 그럴 경우엔 아마 항상 중위권을 맴돌게될겁니다. 좋지도 나쁘지도 않을테니까요. 저는 보통 2개 정도의 카운터어택을 항상 준비하는 편입니다.
2.최대약점
방어를 잘해서 제안PT를 통과할 수도 있습니다. 지난 2월의 제안PT는 사실 2가지 정도의 공격무기를 준비했었지만 100% 질문할 것으로 예상되는 약점을 방어하는데 1차적인 노력을 경주했었습니다. ‘경험부족’이 문제였었죠. 그에 대한 방어논리를 만드는데 정말 머리를 싸맸었죠. 사실 우리가 채택한 공격무기는 경쟁자들로선 최대약점이었습니다.
3.요건/질문
B.제안요건을 얼마나 잘 표현해 냈는가에 대한 것과 유력한 질문들에 대한 준비입니다. 예를들어 회사연혁이라는 요건을 채우는 거라 해보죠. 그저 별 의미없는 연표보다 연혁을 통해 어떤 메시지를 던질것인지를 생각해보면 이건 녹록한 작업이 아닙니다. 질문은 예상질문 리스트를 만드는 작업입니다. 제안작업 내내 계속 업데이트하면서 해야하죠
4.형식
디자인 등 문서작업의 형식을 말하는 겁니다. 2월 제안에선 일단 제안서용과 PT용으로 나누어 작성했고, 제안서는 모두 단색으로 작업했습니다. PT용 슬라이드는 10~15초당 1장씩 넘어가도록 다이나믹하게 구성되었죠. 제안발표가 5분으로 짧았고 이미 주어진 목차로는 스토리전개가 힘들어 스토리라인을 재구성하여 PT용으로 다시 짠겁니다.
위 8가지중 가장 중요한 부분은 A~D를 다각도에서 풍부하게 수집해 정확하게 기조를 파악하는 겁니다. 그래야 1,2가 모습을 드러낼 수 있거든요.