한장 보고서(One Page Report) ➋

By | 2016-02-23

OPR 프레젠테이션

OPR은 다수에게 배포되고 프레젠테이션 없이 끝나는 경우가 대다수일 것이다. 그러나 만약 OPR로 프레젠테이션을 한다면 대형화면으로 띄우지 않고 1:1이나 소수를 대상으로 한 대면보고일 가능성이 높다. 이를 말로 설명하는 데에도 전략이 필요하다. 먼저 자신의 OPR을 최소단위까지 아래와 같이 분해하여 보자. 이 문서가 줄일 수 있는 것을 모두 줄여 가장 최소한의 상태만 남아있다고는 하나 A부터 Q까지 순서대로 읽고 끝내는 것은 혼자 읽는 것과 다르지 않으므로 대면(프레젠테이션)의 의미가 없다.

무제

OPR 대면보고가 그저 읽는 것보다 나아지려면 다음의 몇 가지를 고려해야 한다

1) 구조를 전달하는 것이 첫번째다
2) 증거를 스토리로 적극 활용하라
3) 무엇을 더 말할지 결정하라
4) 예상질문과 보조자료를 만들라

 

 

1) 구조전달 : 요약하라

대면보고시 청중(주로 상사가 될 것이다)이 보이는 행동은 여러가지다. 시선을 문서에 두고 듣는 사람, 나(프리젠터)만 보고있는 사람, 관계없는 다른 자료를 뒤적거리는 사람 등 다양하다. 프리젠터는 이들 모두를 사전에 자료를 읽어본적이 없고 내 입을 통해 처음으로 듣기를 바라는 자들로 간주하고 시작해야 한다.

가장 중요한 것은 말로서 문서의 구조를 전달하는 것이다. 여기 세 가지 프레젠테이션 시나리오가 있다. 1안은 A부터 Q까지 읽어내려가는 것으로 대다수가 이에 해당한다. 재미있는 것은 문서는 직관적으로 잘 작성이 되었다 하더라도 1안과 같은 발표를 듣고나면 사전에 문서를 읽고 형성되었던 구조가 오히려 무너져내리는 것이다.

OPR

아무리 짧은 보고서라 해도 적어도 두 번은 요약한다 생각하라. 2안은 요약이 삽입된 시나리오 예시다. A직후 문서의 전체 구조를 B+K로 잡아주고 B로 넘어가며 전반부 마지막인 J가 끝나면 C+G로 전반부를 요약한 후 후반부 첫 머리인 K로 넘어가며 마지막엔 전체를 다시 K+B=A로 요약하며 끝을 낸다. 이에따라 초반부의 발표 스크립트를 구성한다면 아래와 같을 것이다.

OPR 4

위의 발표 스크립트는 예시일 뿐, 각자의 생각과 내용의 중요도에 따라 구성은 다양하게 변화시킬 수 있다

두 번째 단락 B+K는 문서 전체의 구조를 얘기하는 부분으로 B~J까지 하나의 흐름으로 연결된 것 처럼 발표하는 것과는 다르게 요약하고 정리하는 느낌으로 구분지어 줄 필요가 있다. 마치 쉼표처럼 말이다. J 직후에 나오는 C+G도 마찬가지다. 지금 얘기하고 있는 시나리오 대안2는 개인의 구성능력에 따라 얼마든지 더 다양하게 변화할 수 있지만 건조한 메시지 전달에서 오는 딱딱한 느낌은 피할 수 없다.

OPR 2

A~Q까지 순서대로 읽는것이 최악이다. 구조를 읽어줘야 한다. 최소 2번 정도는 요약을 해라

 

2) 증거를 스토리로 적극 활용하라

시나리오 3안은 짧지만 특정한 사례를 구체적으로 이야기하면서 그 안에서 여러 증거들이 등장하고 후에 그 시사점들을 정리하면서 논리를 맞춰나가는 ‘미니 스토리텔링’ 방식이다. 얼마전 OPR 강의에서 주어진 주제중 하나가 이 시나리오를 사용하기 적합했었다. ‘내년도 신입사원 실무체험 교육을 기획하라’라는 주제가 신입사원들에게 주어진 것인데 자신이 겪은 사례를 구체적으로 얘기하고 난 뒤, 개선해야할 부분과 방법을 자연스럽게 얘기하면 되는 일이었다. 미니 스토리텔링 방식은 쉬운 이해를 돕는 좋은 방법이기에 가능하다면 구체적 사례를 통해 건조한 메시지를 녹여 전달하라 권장하고 있다.

 

3) 무엇을 더 말할지 결정하라

OPR를 읽기만 한다면 1분이면 족할 것이다. 프레젠테이션 기회가 주어진다면 적어도 3분에서 5분의 발표시간과 그와 비슷한 질의응답 시간이 주어질 것이다. 따라서 무엇을 말로 더 자세하게 설명할지 결정하라. 바로 위에서 설명한 미니 스토리텔링의 사례도 ‘더 말할 것’에 해당된다.
내 경험상 더 말할 수 있는 부분은 주로 증거쪽에서 나온다. 구체적인 상황이나 추가적인 증거자료를 제시하는 상황이 일반적이다.

위의 예제는 ‘영국시장 진출 여부’와 ‘진출방법’에 대해 설명하고 있는데 기획자의 예상에 ‘진출방법’이 쟁점이 될 것 같다 판단되면 그에 더 많은 시간을 할애하여 추가로 말할 것들을 생각하고 더 자세하게 설명하라.
같은 악보로 서로 다른 3명의 가수들이 노래를 부르면 서로 다른 세 곡이 된다. OPR도 어떻게 발표하느냐에 따라 완전히 다른 뉘앙스를 풍기게 될 수 있다.

 

4) 예상질문과 보조자료를 만들라

OPR의 가장 큰 착각중 하나는 보고하는 자도 한 장으로 끝난다는 믿음이다. 현실에선 보고받는자만 한 장으로 끝날 경우가 많다. 우리가 한 장으로 구성하는 것은 최소한의 논리뿐이다. 더 구체적인 자료는 언제나 요구받을 수 있다. 불행하게도 대다수의 샐러리맨들은 이에 대비해야 한다는 것이다.-요구받을시에만 제출하라. 미리 제출하면 OPR이 아니라는 핀잔을 들을 수도 있다-