문서작성의 5단계

By | 2015-10-06

부제 : 작성위주의 습관을 논리설계 위주로 바꿔라

 

작성중심의 습관

샐러리맨들에게 주어진 시간은 항상 촉박하다. 이러한 다급함으로 인해 그들은 상사의 보고서 작성 지시를 받아들자마자 작성하려 든다. 오늘날의 직장인들은 이런 경향을 당연한 것으로 받아들겠지만 이런 현상은 최근에서야 가능해졌다. 컴퓨터의 보급률이 낮았던 시대엔 이것이 불가능했다. 타자기를 이용해, 볼펜과 손으로 작성하는 보고서는 수정이 어려웠기 때문에 완벽한 문서의 모습을 머리에 두거나 따로 적지 않고 작성에 돌입하기는 어려웠다. 그 시대엔 그래서 자연스럽게 기획과 작성이 완전히 분리된 형태로 존재했다. 결국 오늘날의 문서는 ‘작성’이 주가되는 상황에서 ‘간헐적 기획’이 시녀가 되는, 기형적인 습관의 결과물이 되고 말았다. 이 습관은 순도높은 문제점 몇 개를 만들어냈다.

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첫번째로 작업의 비효율성이다. 너무나도 쉽게 인터넷에 접근해 검색하여 자료를 찾아낼 수 있게 되었기 때문에 필요한 로고나 그림은 작성중에 빈번하게 찾으러 나간다. 한 장의 슬라이드를 완성하는데 오랜 시간이 걸리며 집중력은 분산된다. 찾아내는 자료에 의거해 슬라이드의 구도마저 바뀌게 된다. 이는 필요한 자료의 체크리스트를 만들어 일거에 찾아내고 구조화 하는 것 보다 훨씬 더 많은 시간을 요한다. 게다가 그 과정에서 원하는 소득을 얻지 못할 때 보고서 자체가 거기서 막혀버리기도 한다. 최악의 경우는 어느정도 작성을 진행했는데 전체 방향을 재수정했을 때이다.

두번째 문제는 논리구조의 취약성이다. 처음부터 끝까지의 얽개를 설계하고 이를 전체적으로 몇 번씩 검증해 얽개를 수정하고 최종단계에서 작성에 돌입하지 않은 탓에 앞뒤의 맥락이 맞지않고 논리설계상의 노림수(가령 초반에 복선을 넣는다던가 하는)를 기할 수 없는 등 설계도없이 되는대로 집을 지어버리는 것과 같은 결과를 가져온다. (결과는 언제나 참혹하다)

세번째 문제는 좁은 시야이다. 결론으로 가는 방법은 여러가지다. 두괄식으로 갈 수도 있고 미괄식으로 갈 수도 있으며 스토리텔링 형태를 취할 수도, 질의응답같은 단순구조로 갈 수도 있다. 처음부터 시야를 넓혀 논리전개의 여러가지 대안 중 최선책을 선택하지 않고 작성에 돌입하였기에 필연적으로 시야는 좁아질 수 밖에 없다.

결국 위의 세 가지 이유로 대부분의 문서들은 단순나열의 형태로 정리할 수 밖에 없게된다. 어쨋든 올바른 내용이 어딘가에 들어있기만 하다면 된다는 식으로 말이다. 그러나 구조없이 산개된 내용은 늦은가을 거리에 깔린 낙엽더미처럼 전체적인 형체를 알아볼 수 없게 만들어 청중의 반응을 이끌어내기 어렵게 만든다. 따라서 우리는 문서작성 습관부터 변화를 가해야 한다. 기획과 작성을 확실하게 분리하는 것이다.

 

기획을 작성과 분리하라

기획을 작성과 분리하는 목적은 작성에 돌입하기 전 확실한 문서의 설계도를 그리기 위해서다. 만약 작성시간이 단축될 수 있다면 우리는 더 많은 시간을 설계하는데 투입할 수 있게될 것이다.

난 직장생활을 1995년 IT부서에서 시작했는데 그 당시 PC는 3~4명에 한 대씩 보급되었고 그나마 대부분의 시간동안 꺼져있었다. 신입사원때 나는 가끔 파워포인트 타이피스트 역할을 해야 했다. 팀장은 16절 갱지에 모나미 153볼펜으로 보고서를 써서 나에게 넘겼고 난 손으로 그린 표와 도형, 챠트를 그대로 파워포인트에 옮겨 그렸다. 생각은 팀장이 하므로 난 생각없이 빠르게 작성만 하면 되었기 때문에 10여장 정도의 슬라이드는 항상 당일 완성되었다. 기획과 작성이 완벽하게 분리되어 가능한 일이었다. 파워포인트가 손에 완전히 익었을 무렵엔 하루에 2~30장씩 작성하는 것이 가능해졌다. 거의 기계적인 작성이었다. 대신 팀장님의 휴지통엔 쓰다 구겨버린 16절지가 가득했다.

내가 말하는 기획과 작성의 분리는 1995년, 팀장의 기획과 나의 작성으로 분리된 정도의 수준을 말한다. 기계적인 신속한 작성이 가능하다면 대부분의 시간을 기획에 돌릴 수 있다는 것을 경험했고 그것이 단순명확한 논리를 전개하는데 언제나 유리했기 때문이었다. 난 기획과 작성의 비율을 80:20으로 주장한다. 기계적 작성에 쓰이는 최소한의 시간만을 제외하곤 모두 기획에 돌리자는 상징적인 뜻이다.

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이제 파워포인트는 80% 이후의 시점에서 꺼내들기로 하자. 아마 파워포인트를 처음부터 꺼내들던 습관을 가진 기획자들에겐 나의 요구가 공황상태를 불러올 것이다. 이제 기획에 맞는 도구들과 대부분의 시간을 보내야 한다. 기획의 핵심은 주어진 주제에 대해 기획자 스스로 ‘그렇게 하기로’ 판단을 내리는데 있다. 판단을 내리기 위해 자료를 모으고 읽고 생각한다음 단순명료하게 정리하는 것을 반복하게 되는데 이 ‘생각정리’과정이 기획의 핵심이다. 따라서 우리에겐 파워포인트같은 표현도구가 아닌 생각정리 도구가 필요하다.

먼저 기획과정에서 수집되는 자료와 정리물, 설계도를 한군데로 모으고 유지할 통합된 작업공간을 마련해야 한다. 완전한 아날로그 방식이라면 아마 자료를 넣어두는 바인더가 최우선적으로 고려되겠지만 컴퓨터의 시대로 넘어오면서 개인 컴퓨터의 디렉토리(directory)와 폴더(folder)가 그를 대체하게 되었고 오늘날엔 클라우드 서비스가 여러대의 컴퓨터와 스마트 기기들에서 수집된 자료들을 한 곳으로 집중하는데 도움을 준다. 어느 방식이든 자신에게 맞는 기획에 대한 플랫폼을 선정한 후 그와 어울리는 (흔히 생산성 도구라 불리우는)도구를 선택한다. 다음은 필수적으로 갖춰야 할 생각정리 도구의 기준이다.

  • 통합된 작업공간(Platform) : 모든 자료, 정리물을 집중시키는 공간
  • 스크랩도구(Tool) : 자료를 모으는 도구
  • 분석/정리도구(Tool) : 자료를 바탕으로 생각을 표현(정리)할 수 있는 도구. 노트가 대표적이다

위 도구들을 선정하기 앞서 우리가 사용하는 기기들과 환경에 대한 고려도 필요하다. 스마트폰, 노트북, 회사에 있는 컴퓨터, 집에 있는 컴퓨터, 타블렛 등을 모두 기획에 동원할 것인지 생각해보라. 또한 자신의 일하는 스타일이 한자리에 고정되어 앉아있는 형태인지 이동이 잦은 스타일인지도 고려하라. 고유업무의 특성에 대한 고려는 기본이다. 난 강의를 시작한 5년전부터 이동이 잦은 스타일로 아이폰, 아이패드, 맥북에어를 비롯한 3대의 맥을 가지고 일을 한다.

  • 내 작업공간 : 에버노트(evernote)
  • 스크랩도구 : 에버노트의 웹클립퍼와 스키치(Skitch)앱, 스마트폰의 사진기앱, 손으로 쓰는 노트(주로 인터뷰용도)
  • 분석/정리 도구 : 에버노트내 노트북/노트, 손으로 쓰는 노트와 단어장, Numbers(엑셀과 같은역할)

도구는 자신의 습관에 맞는 것이 중요하다. 즉, 자신의 습관내에 완전히 도구를 끌어들일 수 있겠는가의 문제다. 따라서 유행하는 것, 남이 좋다고 하는 것, 좋아보이는 것과는 별개로 냉정하게 선택해야 한다. 도구에 대한 자세한 내용은 뒤에서 따로 다루겠다.

 

문서작성의 5단계

어느 호텔의 요리사에게 다음날 저녁 성인남자 30인분의 뷔페를 준비해달라는 지배인의 요청이 있었다. 요리사는 어떻게 뷔페를 준비해야 할까. 경험에 따라 늘 해오던대로 구색을 맞추어 30인분을 준비할 수 있었다. 하지만 내일 저녁 뷔페의 손님이 이 도시에서 열리는 야구대회 8강전의 출전팀이며 라커룸에서 간단하게 요기한 후 저녁내내 혈전을 치르고 밤 10시야 되어 호텔에 도착해 늦은 만찬을 드는 야구팀인 것을 알고나면 요리사의 접근은 달라질 것이다. 게다가 그 다음날 낮에 막바로 다음 경기에 임해야 하는 것을 안다면 더더욱 달라질 것이다. 그 요리사는 더운 날씨, 힘겨운 토너먼트, 다음날 낮경기, 체력소비가 많은 운동선수들임을 감안해 뷔페의 테마를 아래와 같이 접근하기로 했다

  • 체력보강을 위한 충분한 열량
  • 포만감이 있으되 다음날을 위해 소화가 잘되는 음식
  • 무더위속 입맛을 살리는 음식

메뉴를 정했다기 보다 메뉴의 요건(혹은 제약조건, 대원칙)을 대략적으로 정한 것인데 이로인해 후에 선정될 각각의 메뉴들은 자연스럽게 존재의 이유를 가지게 되고, 그것 자체가 스토리가 되며 요리를 먹는 선수들에겐 맛 이상의 감성을 전달하게 되어 더 만족스런 식사가 된다. 즉, 이번 요리의 내러티브(Narrative)가 자연스럽게 생겨나는 것인데 이는 청중을 설득하는데 매우 중요한 요소로 작용한다. 요리뿐만 아니라 문서작성과 모든 업무에 있어 전후의 사정을 종합적으로 고려해 이번 주제에 대한 나의 태도, 즉 스탠스(Stance)를 정하는 것으로 일을 시작하는데 이것이 문서작성 다섯 단계중 첫번째이다.

이 단계의 핵심은 ‘청중을 중심에 두는 것’이다. 우리의 목표는 청중의 반응을 우리가 의도한 대로 이끄는 것이고 그를 위해 청중과 그 주변상황을 파악하여 나의 스탠스를 정하는 것이다. 그 스탠스로 인해 앞으로 설계할 논리와 스토리는 시각적 자료들과 엮여 청중들의 반응을 더 잘 이끌어낼 ‘내러티브’를 가지게 되며 그것이 내가 이 책에서 목적하는 바다. 난 내러티브가 있는 프레젠테이션을 추구한다. (내러티브의 개념과 목적은 뒤에 이어지는 ‘반응을 설계하라’에서 자세히 다루기로 한다)

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기획의 두번째 단계는 단순 명확하게 논리를 정리하고 매끄러운 맥락을 만들어내는 일이다. 이 단계에선 내 판단의 결과로 주제에 대한 결론이 확립되며 그를 뒷받침하는 이유와 증거가 갖춰지는데 결론-이유-증거로 구성되는 단순한 논리구조와 처음부터 끝까지의 논리전개 흐름이 만들어진다. 결국 한 장 정도로 그려낼 수 있는 단순한 논리전개도가 이 단계의 핵심 결과물이다. 그것이 이야기의 설계도가 된다. 여기서 중요한 것은 단순함이다. 어떤 영화의 시놉시스라도 단순한 몇 줄로 표현되듯 보고서의 논리전개도 역시 단순하지 않으면 청중을 이해시키지 못한다. 이는 영화의 플롯(Plot)과도 같다. 논리전개도는 전체 여정의 절반정도의 지점에서 나온다. 단 한장짜리의 논리전개도이지만 이것은 복잡한 생각들에 대해 함축을 거듭하여 나오게된 결정체이다.

2004년 TED 강연에서 말콤 글래드웰은 Choice, happiness and spaghetti sauce란 주제로 18분간 강연했는데 결국 그가 주장하고자 하는 바는 ‘다양한 선택이 행복을 이끈다’는 단순명료한 사실이었다. 여러가지 맛의 스파게티가 있는데 자신이 좋아하는 소스를 골라 먹으면 그만이지 굳이 좋아하지도 않는 유일한 정통의 맛을 강요받지 않아도 된다는 것이다. 이를 위에서 말한 단순한 논리구조로 표현하자면 아래와 같다. 하나의 결론과 그를 설명하는 세 가지 이유, 각 이유를 증명하는 증거(사례)로 말이다. 이것이 진짜 그가 하고 싶은 핵심 메시지다.

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그 다음은 그 얘기를 논리적으로 전개하는 것이다. 맨 위의 문장은 이 강연 전체를 한 문장으로 함축한 것이고 아래로 내려가면서 논리가 점차 자세하게 펼쳐지는 구조를 가지고 있다. 그는 먼저 전통적인 방식으로 의문을 던지면서 세 가지 문제를 제기한다. 그리고 그 각각의 문제에 대한 해결책을 대응하여 내놓고 결국 결론을 이끌어낸다. 여기엔 문제에 대응하는 해결책이 있고 이것이 전통적인 이야기와 문서의 패턴 중 가장 일반적인 ‘문제해결패턴’이다. 여기서 패턴이라는 단어를 플롯(Plot)과 바꿔 사용해도 뜻이 통하는데 우리는 청중의 머리에 메시지를 이루는 텍스트를 집어넣는 것이 아니라 패턴 또는 플롯의 모양새를 전달하여 맥락에 대한 이해력을 높이려 노력해야 한다.

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예를들어 영화에서 복수극 패턴은 항상 악당에게 당하고, 복수를 준비하여, 복수를 실행하는 참극-준비-복수의 3단계로 이루어진다. 이 기본적인 형태는 어떤 복수극도 피해갈 수 없다. 따라서 복수극을 만들고자 할땐 참극-준비-복수 형태의 논리전개를 먼저 구상하여야 한다. 위의 문제-해결 패턴과 같이 말이다. 이걸 영화에서 순서 그대로 풀어놓아도 문제는 없다. 그러나 여기에 극적인 재미를 더하고 싶다면 스토리텔링 단계에서 순서를 바꾸거나 여러개로 나누어 전혀 다른 방식으로 극을 이끌어갈 수도 있는데 실제로 말콤 글래드웰은 그렇게 했다.

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모양새는 논리전개도와 전혀 다르지만 이야기는 결국 플롯의 요소들을 충실히 따르고있다. 스토리텔링은 논리를 더 쉽게 이해시키기 위해, 임팩트 있는 전달을 위해, 흥미를 유지하기 위해 메타포와 테마와 구조를 입히는 ‘논리의 부스터’이다. 그렇기에 논리구조에 들이는 시간만큼이나 비중이 높다. 글래드웰은 스토리를 설계함에 있어 하워드 모스코위츠라고 하는 식품업계의 전설적인 컨설턴트를 주인공으로 내세워 초기에 그가 시행착오를 거쳤던 프로젝트를 통해 문제를 제기하고 점차 그 실패들로부터 얻어진 교훈이 업계를 어떻게 변화시켰는지 설명하며 그가 목적하는 세가지 문제에 대한 해결책을 주장한다.

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기획은 이렇게 스탠스, 논리구조, 스토리텔링의 3단계로 구성되는데 각 단계에서 접근방법, 논리전개도, 세부내용의 세가지 결과물이 나온다. 가장 중요한 것은 역시 논리구조 단계에서 나오는 (한장짜리) 논리전개도인데 보통 나는 이것을 손으로 그려낸다. 그것도 여러가지 가능성을 고려해 가능성별로 여러장을 그려낸다. 결론에 이르는 방법이 한 가지만 있을 수는 없기 때문에 여러종류의 전개도가 나오는 것이 당연하다. 새로운 제품에 대한 디자인시안이 여러장 나오는 것과 같이 말이다. 대신 접근방법은 한 가지로 고정적이다. 스토리텔링 단계에서 나오는 세부내용은 확정된 논리전개도를 더 상세하게 전개해 보고서내에 삽입될 모든 내용이 들어있는 상태이다.

4단계인 작성은 비주얼과 디자인에 대한 것으로 앞서 말한대로 신속하게 작성하면서도 문서의 품질을 유지하는 것이 목표다. 이 단계의 핵심은 ‘아름다운 디자인’에 있는것이 아니라 ‘오해없이 빠르게 해독’하도록 하는 것이다. 이를 시험하는 방법은 간단하다. 똑같은 문서 한 장을 100명에게 주고 그것을 주어진 시간내에 어떻게 이해했는지 조사해보라. 우리의 목표는 100명이 똑같은 내용을 빠른시간내에 이해하도록 하는 것이다. 수 년전 나는 어느 회사의 임원진 9명에게 강의하며 사전에 전달받은 그 회사의 문서 두 페이지를 화면에 띄우고 임원진들에게 질문을 던졌다.
‘두 장을 읽고 사건의 당사자가 부당하다고 주장하는 바가 크게 몇 가지인지 답해주시기 바랍니다’
9명의 참석자에게 물었더니 놀랍게도 4종류의 답이 나왔다. 어떤 분들은 3가지라 답했고 몇몇은 4가지, 5가지, 9가지로 답했다. 난 9명이 한 종류로 답해야 좋은 문서 디자인이라 평했고 모든 참석자가 고개를 끄덕였다.

마지막 단계인 발표의 핵심은 진정성이다. 훌륭한 발표매너와 스피치 역시 중요하지만 그 문제는 혹독한 연습과 트레이닝 보다는 발표의 기회를 많이 가지며 무대에 대한 부담을 극복하는 것으로 해결이 가능하다 생각한다. 발표연습은 반복에 의한 철저함이 다져지는 것도 중요하지만 스크립트를 제대로 외우는 것이 최고는 아니다. 생소한 노래를 연습하는 것으로 가정해보자. 음정과 박자, 가사를 끝까지 틀리지 않고 가는 것도 중요하지만 노래에 감정을 싣는것이 사실 더 중요한데 이는 앞서 우리가 마련한 논리전개도의 플롯을 전체적으로 얼마나 잘 이해하고 있느냐에 달려있다. 전체 맥락을 잘 이해하고 있다면 다음에 이어질 내용은 필연적이므로 자연스럽게 말이 이어진다.

지금까지 설명한 문서작성에 대한 새로운 습관은 앞으로 이어질 세부적인 내용들의 개요에 해당한다. 작성위주의 습관을 기획과 생각중심으로 전환할 수 있을지는 여러분들의 의지에 달렸다. 문서작성이 주된 업무인 샐러리맨들이라면 한번쯤 심각하게 고려해볼 필요가 있다. 어차피 20년 이상을 같은 습관하에서 같은 고민으로 보낼 것을 생각하면 말이다.

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앞선 장에서 설명한 문서의 완성도를 평가하는 네 개의 관문을 새로운 문서작성 습관위에 표현해 보았다. 우리는 가장 중요한 1,2관문을 전체 여정의 중간쯤 지나게 된다.처음 작업을 시작해 거의 절반에 다다를때까지 겪게 되는 혼란은 그래서 당연하다. 우리는 중반부를 지나치기 전 단순한 논리와 매끄러운 맥락을 뽑아내야 승리의 가능성이 높아진다.

9 thoughts on “문서작성의 5단계

  1. Jinsoo Jeon

    음….님의 글…제겐 충격적입니다….
    지금까지 영업업무를 하다가 난데없이 기획업무를 하게 되었습니다.
    그것도 외국회사에서….기획 및 외국어에 대한 답답합에 눈물이….ㅠㅠ
    그래서, 앞으로 3개월내 기획적인 사고하기 및 작성에 대한 많은 경험과 공부가 필요하기에
    제게 충격을 주신 님에게 감히 조언을 부탁드립니다.
    앞으로 어떠한 준비와 노력이 필요할까요? 감히 좋은 의견을 부탁드립니다.

    Reply
    1. demitrio Post author

      제 나름대로의 강점이라면 상황에따라 솔루션이 달라지는건데요 그래서 전진수님의 백그라운드와 새로운 일에 대한 대략적인 상황을 먼저 들었으면 합니다. 어떤 일을 주로 누굴상대로 어느 주기로 하게 되나요?

      Reply
      1. Jinsoo Jeon

        빠른 답변 감사드립니다.
        저는 산업용 전자제품 회사에 근무중이며, 다음의 업무를 하게 될 예정입니다.
        1년에 두번정도, 사업기획 및 제품기획 각각에 대한 문서를 작성하며,
        그리고 수시로 고객 및 영업기회에 대한 제안서를 작성해야 할 듯 합니다.
        여기서 주목하는 부분은 제안서입니다.
        기본적으로는 신규 고객을 위하여 회사의 역량을 잘 보여줄 수 있는 문서의 작성이 제일로
        중요할 듯 하며, 별도로 각 고객의 특성에 맞는, 상황에 따른 제안서를 작성해야 합니다.
        지금까지는 나열에 그친 좋다 좋다 좋다를 반복하는 재미없는 자료를 많이 만들었다보니
        님의 글이 제게는 충격적이었습니다.
        이제는 하고 싶은 얘기를 논리적으로 스토리로 풀어나가는 노력을 해보고자 합니다

  2. Jinsoo Jeon

    빠른 답변 감사드립니다.
    저는 산업용 전자제품 회사에 근무중이며, 다음의 업무를 하게 될 예정입니다.
    1년에 두번정도, 사업기획 및 제품기획 각각에 대한 문서를 작성하며,
    그리고 수시로 고객 및 영업기회에 대한 제안서를 작성해야 할 듯 합니다.
    여기서 주목하는 부분은 제안서입니다.
    기본적으로는 신규 고객을 위하여 회사의 역량을 잘 보여줄 수 있는 문서의 작성이 제일로
    중요할 듯 하며, 별도로 각 고객의 특성에 맞는, 상황에 따른 제안서를 작성해야 합니다.
    지금까지는 나열에 그친 좋다 좋다 좋다를 반복하는 재미없는 자료를 많이 만들었다보니
    님의 글이 제게는 충격적이었습니다.
    이제는 하고 싶은 얘기를 논리적으로 스토리로 풀어나가는 노력을 해보고자 합니다.

    Reply
    1. demitrio Post author

      음~ 그렇군요. 먼저 이 일과 관련된 주체들(사람, 제품)이 모두 들어간 큰 그림을 그려보세요. 자세하게 그릴 수록 좋죠. 나를 중심으로 조직 내부에 있는 이해관계자들을 표시해보고 조직 밖의 고객과 경쟁자, 조력자들을 한번 표시해보세요. 그리고 각자의 입장이 어떻게 다른지 가늠해 보는 것으로 기획은 시작입니다~
      경쟁자, 고객 등 주체는 한개만 나올수도 있지만 성향에 따라 여러 타입으로 그룹지을 수 있을겁니다. 각자 원하는게 다르면 말이죠. 제 블로그에서 프레젠테이션 노트 부분을 주욱 일독해주세요 ^^

      Reply
      1. 전진수

        개인사정이 있어 이제서야 답변을 확인했습니다.
        답변 및 메일 진심으로 감사드립니다.
        오늘부터 그림그리기와 님의 프레젠테이션 노트부분을 읽어보기 시작했습니다.
        그림 그리기는 매우 중요한 일이군요….지금까지 왜 이런것을 안했는지….
        지금까지 내가 하려고자 하는 말만 했으며, 상대방의 입장은 고려하지 않았다고 생각됩니다.
        내부 및 외부의 주체들에 대한 정리가 다시 되는 듯 해서 매우 의미있는 작업이라 생각됩니다.
        다시 한번 감사드립니다.

  3. Pingback: 기획에 집중하는 문서작성 5단계 | ㅍㅍㅅㅅ

  4. sosunny1103

    좋은 글 잘 보고 갑니다! 기획자가 되는게 꿈이라 더욱 와닿는 부분들이 많았어요 :)

    Reply
    1. demitrio Post author

      감사합니다~ 자주 들러주세요

      Reply

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